Ca làm việc và xếp ca

1. Thiết kế ca

Vào Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → Thiết kế công ca và bấm Thêm ca.

• Ca cố định: 1–3 khung giờ trong ca. Ca gãy giờ cao điểm (ví dụ 10:00–14:00 và 17:00–21:00) là ca hai khung giờ.
• Ca qua đêm: nhập giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu (ví dụ 22:00–06:00). Ca qua đêm được tính trọn vào ngày bắt đầu ca.
• Ca linh động: làm đủ số giờ quy định trong khung cho phép là đủ công.
• Công của ca: form hiện tổng thời gian làm việc và nút Gợi ý số công theo cài đặt "1 công = … giờ".
• Mỗi khung giờ có ô đi muộn, về sớm tối đa vẫn tính công và ô miễn ghi (mặc định 0).

2. Tạo nhóm lịch làm việc

Vào Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → tab Thiết kế làm việc và bấm Thêm lịch làm việc. Mỗi nhóm có:

• Kịch bản (không đổi được sau khi tạo): cố định theo ngày trong tuần (văn phòng), lịch trình để xếp ca (cửa hàng, xưởng), hoặc tự do.
• Nhân viên trong nhóm: chọn bộ phận (gồm cả người vào sau) hoặc từng người.
• Lịch nghỉ áp dụng (nghỉ lễ, Tết) và văn phòng, hình thức checkin. Lịch nghỉ mặc định của workspace mới đã có ngày lễ, Tết theo Bộ luật Lao động và ngày nghỉ bù khi lễ trùng cuối tuần.
• Với lịch trình: chọn các ca dùng để xếp; có thể khai báo chu kỳ, ví dụ "Sáng-Chiều-Nghỉ: SANG,SANG,CHIEU,CHIEU,NGHI".
• Tuỳ chọn: cho nhân viên gửi đơn đăng ký ca, cho phép đơn bù công, yêu cầu ảnh khi chấm công, cho chấm ngoài văn phòng.

3. Xếp ca

1. Ở nhóm lịch kịch bản lịch trình, bấm Xếp ca. Bảng hiện cả tháng; chọn tháng ở góc trên.
2. Bảng hiện mỗi dòng một nhân viên, mỗi cột một ngày. Chọn ca cho từng ô; ô trống theo lịch mặc định, chọn "Nghỉ" là ngày nghỉ.
3. Bấm Lưu. Nhân viên thấy lịch ngay trong tab Lịch làm trên điện thoại.
4. Xếp nhanh: bấm Áp dụng chu kỳ, chọn chu kỳ đã khai báo ở nhóm lịch, từ ngày, đến ngày và nhân viên. Làm lịch trên Excel: Xuất Excel, sửa, rồi Nhập Excel (app nhập các ngày sau hôm nay; có mẫu lịch ca tuần để tải). Mã ca trong file phải là ca đã chọn ở nhóm lịch.
5. Ngày trước khi công ty bắt đầu dùng app (ngày kích hoạt workspace) không xếp ca được.

4. Đổi ca, đăng ký ca

Nhân viên gửi đơn đổi ca, đơn xoay ca hoặc đơn đăng ký ca trên điện thoại. Khi đơn được duyệt, lịch cập nhật cho người liên quan. Cấu hình loại đơn và luồng duyệt ở Chấm công → Đơn báo & luồng duyệt.

5. Kiểm tra trước khi chạy thật

• Mở Tổng hợp chấm công sau vài ngày, kiểm tra các ô M (muộn), S (sớm), KR (thiếu chấm ra) có hợp lý không.
• Nếu nhiều người bị ghi muộn vài phút do giờ ca chưa đúng, sửa giờ ca thay vì sửa từng lượt chấm.

Tra cứu đầy đủ mọi tính năng, có ảnh chụp từng bước và video: xem sổ tay hướng dẫn sử dụng.