Phần mềm chấm công cho khách sạn, homestay, resort: ca đêm, nhiều cơ sở
Quầy lễ tân không được trống giờ nào, ca đêm kéo qua 0 giờ, mùa cao điểm lại thêm người thời vụ. Bạn xếp ba ca cho từng bộ phận trên một bảng, biết ngay ai chưa vào ca và tính lương cho cả người làm tháng lẫn người làm theo giờ.
Những khó khăn quen thuộc
Quầy lễ tân bị trống
Người ca đêm không đến, quản lý phải gọi điện từng người để biết ai đang trực.
Ca đêm qua 0 giờ
Bảng công Excel tách một ca thành hai ngày, cộng sai giờ.
Đổi ca qua tin nhắn
Lễ tân, buồng phòng tự đổi cho nhau, cuối tháng bảng công lệch.
Mùa cao điểm thiếu người
Tuyển gấp thời vụ, lương giờ cộng tay, người đến rồi đi.
Làm gọn từ lượt chấm công đến phiếu lương
Mỗi khách sạn, homestay một điểm chấm công
Tạo mỗi cơ sở là một văn phòng, có toạ độ GPS hoặc mạng WiFi riêng. Đặt một máy tính bảng ở quầy lễ tân hiện mã QR đổi liên tục, nhân viên quét bằng điện thoại của mình khi vào ca. Buồng phòng, bảo trì đi lại giữa các cơ sở thì cho vào một nhóm lịch có nhiều nơi chấm công.
- GPS, WiFi của cơ sở, QR tĩnh hoặc máy checkin
- Chụp ảnh khi chấm công chỉ làm bằng chứng, không nhận diện khuôn mặt
- Duyệt thiết bị để hạn chế chấm hộ
Ca đêm không bị tách ngày, lịch xoay theo chu kỳ
Tạo ca sáng, ca chiều, ca đêm theo giờ của bạn. Ca đêm 23:00 đến 07:00 có giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu, nên app hiểu là ca qua đêm: lượt chấm ra lúc 7 giờ sáng ghép vào ca hôm trước, công tính trọn vào ngày bắt đầu ca. Lịch lặp lại hằng tuần thì khai báo một chu kỳ, ví dụ ba ca sáng, ba ca chiều, một ngày nghỉ. Áp chu kỳ cho từng lễ tân với Từ ngày khác nhau (không tick Lệch chu kỳ), rồi kiểm ngày nào quầy cũng đủ người.
- Mỗi bộ phận một nhóm lịch: lễ tân, buồng phòng, bảo vệ, bếp
- Đơn đổi ca, xoay ca có duyệt, lịch tự cập nhật
- Nhập, xuất lịch ca bằng Excel
Xem ngay ai chưa vào ca, kể cả ca đêm
Mở tab Chưa chấm công để xem ai chưa vào ca, kể cả lúc nửa đêm. App không tự nhắn khi có người không đến, nhưng tin Telegram báo ngay khi có người chấm vào muộn, mỗi nhóm chat chỉ nhận tin của bộ phận mình. Đặt giờ gửi báo cáo cuối ngày sau giờ vào ca đêm, ví dụ 23:30, để danh sách vắng có cả ca đêm. Quên chấm ra ca đêm thì xem trên bảng công hôm sau.
- Quản lý từng cơ sở chỉ thấy người của mình
- Bảng công toàn hệ thống xuất Excel
- Khoá chấm ra trong 60 phút đầu ca
Lương tháng cho chính thức, lương giờ cho thời vụ
Nhân viên chính thức dùng chế độ lương tháng. Thời vụ, sinh viên làm mùa cao điểm dùng lương theo giờ, tính từ giờ chấm công thật. Phụ cấp ca đêm và thưởng theo số phòng dọn bạn tính theo sổ của khách sạn, rồi nhập số tiền từng người theo kỳ bằng Excel. App chưa tự tách giờ từ 22:00 đến 06:00 để tính phụ cấp đêm.
- Hệ số làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ
- Phụ cấp, tạm ứng tự vào bảng lương
- Phiếu lương gửi lên app
Resort nhỏ hai khu: lễ tân 2 ca, trực đêm, buồng phòng đi giữa hai khu
Khu chính 14 phòng có quầy lễ tân, khu villa 6 căn cách 2 km không có quầy. Lễ tân A, B xoay cùng một chu kỳ 7 ngày: ba ca sáng, ba ca chiều, một ngày nghỉ; B bắt đầu chu kỳ từ thứ Hai, A từ thứ Sáu. Ai chuyển từ ca chiều sang ca sáng cũng qua một ngày nghỉ, nên luôn được nghỉ đủ 12 giờ. Lễ tân D bán thời gian lấp ca sáng thứ Năm, ca chiều Chủ nhật và đêm thứ Hai, ngày nghỉ của người trực đêm G. Buồng phòng K và bảo trì M đi giữa hai khu, chấm công ở khu nào cũng được.
| Nhân viên | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lễ tân Atoàn thời gian | C | C | C | – | S | S | S |
| Lễ tân Btoàn thời gian | S | S | S | C | C | C | – |
| Lễ tân Dbán thời gian | Đ | – | – | S | – | – | C |
| Trực đêm Gtoàn thời gian, trông quầy | – | Đ | Đ | Đ | Đ | Đ | Đ |
| Buồng phòng Kđi cả hai khu | N | N | N | – | N | N | N |
| Bảo trì Mđi cả hai khu | – | N | N | N | N | N | N |
Trong app: tạo các ca ở Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → tab Thiết kế công ca. Sang tab Thiết kế làm việc, tạo nhóm lịch kiểu "Lịch trình (xếp ca)", rồi chọn ca cho từng ô hoặc áp dụng chu kỳ cho cả tháng (xem tính năng xếp ca). Nhóm lịch cần chọn một lịch nghỉ có ngày lễ. Ngày nghỉ trong lịch nghỉ được ưu tiên hơn ca đã xếp, nên nếu làm cả thứ Bảy, Chủ nhật thì dùng lịch nghỉ chỉ có ngày lễ: Lịch nghỉ & quỹ nghỉ → Thêm lịch nghỉ → Chi tiết → Thêm từ bản mẫu. Từng bước có trong hướng dẫn xếp ca. Ca đêm: ở khung giờ của ca, đặt giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu (23:00 – 07:00). K và M thuộc một nhóm lịch riêng, chọn cả hai khu làm nơi chấm công. Lịch mẫu 3 ca 8 tiếng đầy đủ cho khách sạn 20 phòng (lễ tân, buồng phòng, bảo vệ, bếp) và cách tính lương ca đêm: xem bài xếp ca khách sạn, homestay 24/7.
Gói gợi ý theo quy mô
Mọi gói đều đủ tính năng. Khi đông người hơn gói, mua thêm block (3 nhân viên).
Basic (10 nhân viên)
Standard (30 nhân viên), thêm block khi cần
Professional (100 nhân viên), tối đa 200 kể cả block
Câu hỏi thường gặp
Ca đêm 23:00–07:00 được tính công vào ngày nào?
Vào ngày bắt đầu ca. Ca có giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu là ca qua đêm: lượt chấm ra lúc 7 giờ sáng được ghép vào ca hôm trước, bảng công không tách đôi ca. Nhân viên quên chấm ra thì bảng công ghi thiếu chấm ra; nếu nhóm lịch cho phép, nhân viên gửi đơn bù công để quản lý duyệt.
Lễ tân trực đêm, kiêm chốt sổ cuối ngày: tiền ca đêm nhập thế nào?
App chưa tự cộng tiền giờ đêm, vì công thức lương chưa có biến giờ đêm. Giờ đêm là giờ làm từ 22:00 đến 06:00: ca 23:00–07:00 có 7 giờ đêm, ca chiều 15:00–23:00 có 1 giờ. Bạn cộng số giờ đêm theo lịch ca trong tháng, nhân lương giờ và 30%, rồi nhập số tiền từng người theo kỳ bằng file Excel (mã nhân viên, giá trị) vào một phần tử Nhập theo kỳ, ví dụ Phụ cấp ca đêm. Giờ làm thêm tính theo quy tắc làm thêm và đơn làm thêm. Nếu giờ làm thêm rơi vào 22:00–06:00, app chỉ nhân hệ số của quy tắc (ví dụ 150%); phần cộng thêm cho giờ đêm (30% + 20%) bạn nhập theo kỳ cùng phụ cấp ca đêm.
Buồng phòng, bảo trì đi giữa nhiều cơ sở thì chấm công thế nào?
Nơi chấm công đặt theo nhóm lịch, nên bạn đưa những người đi nhiều cơ sở vào một nhóm lịch riêng và chọn các cơ sở đó làm nơi chấm công. Lượt chấm ghi rõ nơi chấm. Người hay làm ở villa, căn hộ cho thuê rải rác thì bật "Cho phép chấm công bên ngoài" ở nhóm lịch riêng đó: lượt chấm lưu vị trí lúc bấm và được đánh dấu ngoài văn phòng. App không theo dõi vị trí liên tục.
Lễ tân trực ca đêm 31/12 sang 1/1 thì tính lương thế nào?
Ca đêm bắt đầu tối 31/12 là ca của ngày thường: app tính trọn ca vào ngày bắt đầu, kể cả các giờ sau 0 giờ ngày 1/1, và không tự tách các giờ đó sang ngày lễ. Luật chưa nói rõ phần sau 0 giờ thuộc ngày nào; nếu khách sạn trả các giờ này theo mức ngày lễ, hãy ghi rõ trong nội quy và nhập phần chênh theo kỳ bằng Excel. Ai trực trọn ngày 1/1 thì gửi đơn làm thêm: nhóm lịch có lịch nghỉ chứa ngày lễ thì đơn được duyệt nhân hệ số ngày lễ của quy tắc làm thêm, mặc định 300%. Quy tắc mặc định chỉ cho 4 giờ làm thêm mỗi ngày, áp cả cho ngày lễ, nên đơn 8 giờ bị từ chối: tạo một quy tắc làm thêm riêng cho người trực lễ với giới hạn ngày cao hơn, hoặc trả phần vượt bằng một dòng Nhập theo kỳ. Cách chọn lịch nghỉ xem hướng dẫn xếp ca.
Nhân viên thời vụ có tính vào số nhân viên của gói không?
Có, khi họ đang làm việc trong workspace. Hết mùa, bạn ghi ngày nghỉ việc cho người đó; người đã nghỉ việc không còn được tính. Nhân viên chính thức và thời vụ dùng chung một gói, chỉ khác chế độ lương.
Có kết nối phần mềm quản lý khách sạn hay trang đặt phòng không?
Chưa. App lo chấm công, xếp ca, đơn từ và tính lương, không đọc dữ liệu đặt phòng. Lịch ca nhập được bằng file Excel; thưởng theo số phòng dọn nhập theo kỳ bằng Excel vào bảng lương.
Bài viết liên quan
Xếp ca khách sạn, homestay 24/7: lịch mẫu 3 ca và cách tính lương ca đêm đúng luật
Lịch mẫu 3 ca 24/7 cho lễ tân, buồng phòng khách sạn và lịch homestay 3 người, cách tính lương ca đêm, giờ ở lại quá ca, thời vụ mùa cao điểm.
Đọc bài Lương, thuế TNCN, BHXHCách tính lương làm thêm giờ 2026: 150%, 200%, 300% và làm đêm
Công thức tiền làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ, làm đêm theo Bộ luật Lao động; giới hạn 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm; mức phạt mới và ví dụ.
Đọc bài Theo ngànhTính lương nhân viên thời vụ 2026: hợp đồng, BHXH, thuế 10% và ví dụ mùa cưới
Tính lương nhân viên thời vụ 2026 cho mùa cưới, sự kiện: hợp đồng dưới 1 tháng, BHXH hay trả thêm 21,5%, khấu trừ 10% thuế, ví dụ tính cụ thể.
Đọc bàiDùng thử miễn phí 7 ngày
Đủ tính năng, tối đa 30 nhân viên, không cần thẻ. Tạo workspace trong vài phút.