Chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chính sách này giải thích cách CÔNG TY TNHH SETUP VÀ QUẢN TRỊ VẬN HÀNH CHUỖI GOLDEN BEES ("chúng tôi") xử lý dữ liệu cá nhân khi bạn truy cập website https://chamcong.biz, liên hệ với chúng tôi, đăng ký và sử dụng dịch vụ chamcong.biz.

1. Vai trò của chúng tôi

Chúng tôi có hai vai trò khác nhau theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025:

• Bên kiểm soát dữ liệu đối với dữ liệu của khách truy cập website, người gửi yêu cầu tư vấn, và người đại diện khách hàng (chủ workspace, người liên hệ thanh toán). Chính sách này áp dụng cho các dữ liệu đó.
• Bên xử lý dữ liệu đối với dữ liệu nhân viên mà doanh nghiệp khách hàng đưa vào workspace (hồ sơ, chấm công, vị trí, ảnh, lương…). Doanh nghiệp khách hàng là bên kiểm soát và quyết định mục đích xử lý; chúng tôi chỉ xử lý theo chỉ dẫn của họ, theo Thoả thuận xử lý dữ liệu. Nếu bạn là nhân viên của một doanh nghiệp đang dùng chamcong.biz, hãy liên hệ bộ phận nhân sự của doanh nghiệp đó trước; chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trả lời yêu cầu của bạn.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập và mục đích

Website bán hàng không dùng cookie quảng cáo, không gắn công cụ theo dõi hay phân tích của bên thứ ba. Trang tìm workspace có thể lưu địa chỉ workspace bạn đã nhập ngay trên trình duyệt của bạn (bộ nhớ cục bộ) để lần sau không phải gõ lại; bạn có thể bỏ chọn "Nhớ địa chỉ này" hoặc xoá dữ liệu trình duyệt bất cứ lúc nào. Ứng dụng workspace lưu mã đăng nhập trên trình duyệt để giữ phiên đăng nhập.

Khi bạn nhắn tin qua Zalo, tin nhắn được lưu trên nền tảng Zalo theo chính sách của nhà cung cấp Zalo. Chúng tôi chỉ dùng tin nhắn để trả lời bạn.

Chúng tôi không yêu cầu bạn cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm trên website bán hàng. Chúng tôi không mua bán dữ liệu cá nhân và không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo cho bên thứ ba.

3. Dữ liệu nhân viên trong workspace

Trong vai trò bên xử lý, hệ thống lưu các dữ liệu mà doanh nghiệp khách hàng cấu hình và nhập, có thể gồm: họ tên, số điện thoại, email, mã nhân viên, bộ phận, chức danh, ngày sinh, giới tính, số định danh cá nhân, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, người phụ thuộc; lượt chấm công (thời điểm, hình thức, thiết bị, địa chỉ IP); vị trí GPS tại thời điểm chấm công (nếu doanh nghiệp chọn cách chấm GPS); ảnh chụp khi chấm công (nếu doanh nghiệp bật tuỳ chọn); lịch làm, đơn từ, lý do nghỉ; hợp đồng, mức lương, phụ cấp, khấu trừ, phiếu lương.

• Vị trí xác định qua dịch vụ định vị là dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Ứng dụng chỉ gửi vị trí lên máy chủ lúc nhân viên bấm chấm công. Khi trang Chấm công đang mở, điện thoại có thể bật định vị tối đa 90 giây để lấy vị trí nhanh hơn; vị trí này không được gửi đi nếu không bấm chấm công. Ứng dụng không theo dõi vị trí khi trang Chấm công đóng.
• Ảnh chấm công chỉ được lưu làm bằng chứng. chamcong.biz không nhận diện khuôn mặt và không tạo dữ liệu sinh trắc học từ ảnh.
• Thông tin tài khoản ngân hàng, tiền lương và lý do nghỉ liên quan đến sức khoẻ được chúng tôi bảo vệ như dữ liệu nhạy cảm, với quyền xem chỉ dành cho người được doanh nghiệp phân quyền.

4. Ai được tiếp cận dữ liệu

• Nhân sự của chúng tôi có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng, vận hành hệ thống, kế toán; chỉ truy cập phần dữ liệu cần cho công việc, có cam kết bảo mật. Việc truy cập dữ liệu trong workspace chỉ diễn ra khi khách hàng yêu cầu hỗ trợ hoặc khi cần khắc phục sự cố.
• Bên cung cấp hạ tầng và dịch vụ:
  • Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ): máy chủ, lưu trữ và mạng phân phối toàn cầu nơi ứng dụng, dữ liệu và bản sao lưu được đặt.
  • Google LLC (Hoa Kỳ): nền tảng chạy hệ thống quản lý khách hàng nội bộ của chúng tôi và hộp thư lienhe@chamcong.biz. Dữ liệu gồm: tên công ty, họ tên, số điện thoại, email của chủ workspace và người liên hệ; số nhân viên đang dùng; đơn hàng, thanh toán, thông tin xuất hoá đơn, mã kích hoạt; thư bạn gửi cho chúng tôi. Hệ thống này có thể gửi email giao dịch qua Gmail khi dịch vụ gửi email chính gặp lỗi. Không gồm hồ sơ, chấm công, lương của nhân viên trong workspace.
  • Nhà cung cấp dịch vụ gửi email giao dịch; dịch vụ nhận thông báo giao dịch từ ngân hàng để tự xác nhận chuyển khoản; nhà cung cấp hoá đơn điện tử; kế toán, dịch vụ kế toán thuê ngoài (nếu có) để lập hoá đơn, sổ sách; ngân hàng khi xử lý chuyển khoản.
  Các bên này chỉ được xử lý dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho chúng tôi, theo hợp đồng hoặc điều khoản dịch vụ giữa chúng tôi với họ.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu theo đúng quy định pháp luật.

5. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Vì hạ tầng của Cloudflare đặt tại nhiều quốc gia, dữ liệu có thể được lưu trữ, xử lý ngoài lãnh thổ Việt Nam. Hệ thống quản lý khách hàng nội bộ và hộp thư lienhe@chamcong.biz của chúng tôi chạy trên hạ tầng của Google LLC, cũng ở ngoài lãnh thổ Việt Nam. Việc lưu dữ liệu trên dịch vụ điện toán đám mây của nhà cung cấp ở nước ngoài được coi là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Chúng tôi lập và lưu hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài theo quy định, áp dụng biện pháp mã hoá khi truyền và khi lưu, và chỉ chọn nhà cung cấp có cam kết bảo mật phù hợp.

6. Thời gian lưu trữ

Lộ trình khi hết dùng thử hoặc hết kỳ mà không gia hạn (D là ngày hết hạn):

Chúng tôi nhắc bạn 6 lần qua email đăng ký của chủ workspace và bằng thông báo trong app:

• D−2: 2 ngày trước ngày hết hạn
• D: Ngày hết hạn
• D+8: Bắt đầu chế độ chỉ xem
• D+38: Bắt đầu tạm khoá
• D+53: 7 ngày trước ngày xoá
• D+59: 1 ngày trước ngày xoá

Mỗi lần nhắc đều ghi rõ ngày xoá dữ liệu, cách gia hạn và cách tải dữ liệu về trước: dùng các nút xuất Excel trong app (bảng công, báo cáo, bảng lương, danh sách nhân viên) hoặc gửi yêu cầu tới lienhe@chamcong.biz.

Gia hạn bất kỳ lúc nào trước D+60 là workspace hoạt động lại ngay, đủ dữ liệu và giữ nguyên địa chỉ.

Riêng gói trả phí, ngoài các lần nhắc trên, chúng tôi gửi thêm email nhắc gia hạn bắt đầu từ 21 ngày trước ngày D, để khách hàng nhận được thông báo về phí gia hạn và về thời điểm kết thúc kỳ dịch vụ đã thanh toán tối thiểu 07 ngày làm việc trước ngày D. Email gửi tới email liên hệ đã đăng ký; không gửi được thì chúng tôi gọi điện theo số điện thoại đã đăng ký.

7. Biện pháp bảo vệ

• Mã hoá đường truyền bằng HTTPS/TLS; dữ liệu lưu trữ trên hạ tầng đám mây được mã hoá khi lưu.
• Mỗi workspace có địa chỉ, kho dữ liệu và khoá ký phiên đăng nhập riêng; mật khẩu chỉ lưu dạng băm có muối.
• Phân quyền theo nhóm, kiểm duyệt thiết bị đăng nhập; nhân viên chỉ xem hồ sơ, chấm công, lương của chính mình; danh bạ nội bộ (tên, bộ phận, chức danh, số điện thoại, email, ngày và tháng sinh) hiện cho mọi người trong công ty.
• Quy trình xử lý sự cố, thông báo vi phạm; đào tạo và cam kết bảo mật với nhân sự.

Chi tiết tại Bảo mật hệ thống.

8. Quyền của chủ thể dữ liệu

Bạn có quyền được biết về việc xử lý dữ liệu; đồng ý hoặc không đồng ý, rút lại sự đồng ý; xem, chỉnh sửa, yêu cầu cung cấp dữ liệu; yêu cầu xoá, hạn chế xử lý; phản đối xử lý; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định. Việc rút lại sự đồng ý không ảnh hưởng tới tính hợp pháp của việc xử lý trước đó.

Cách thực hiện: gửi yêu cầu tới lienhe@chamcong.biz hoặc gọi 0842 945 555, nêu rõ yêu cầu và thông tin để chúng tôi xác minh bạn là chủ thể dữ liệu. Chúng tôi phản hồi trong 2 ngày làm việc và thực hiện trong thời hạn theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP: 10 ngày đối với yêu cầu xem, chỉnh sửa, cung cấp; 15 ngày đối với rút lại đồng ý, hạn chế, phản đối; 20 ngày đối với yêu cầu xoá (có thể gia hạn một lần trong các trường hợp luật cho phép và sẽ thông báo lý do).

Dữ liệu đã xoá theo yêu cầu có thể còn trong bản sao lưu tới hết thời hạn ở Mục 6. Bản sao lưu chỉ dùng để khôi phục khi có sự cố của hệ thống, không dùng vào việc khác, rồi tự xoá.

Với dữ liệu nhân viên trong workspace, chúng tôi chuyển yêu cầu tới doanh nghiệp là bên kiểm soát và hỗ trợ họ thực hiện trong thời hạn luật định.

9. Khi xảy ra vi phạm dữ liệu

Khi phát hiện vi phạm có thể gây hại cho chủ thể dữ liệu, chúng tôi áp dụng ngay biện pháp ngăn chặn và thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân thuộc Bộ Công an chậm nhất 72 giờ đối với dữ liệu mà chúng tôi là bên kiểm soát. Với dữ liệu trong workspace, chúng tôi thông báo cho doanh nghiệp khách hàng trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của bên kiểm soát.

10. Trẻ em

Dịch vụ dành cho doanh nghiệp và người lao động. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em dưới 16 tuổi qua website. Doanh nghiệp sử dụng lao động chưa thành niên phải tuân thủ quy định riêng của Bộ luật Lao động và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

11. Thay đổi chính sách

Khi thay đổi chính sách này, chúng tôi cập nhật ngày ở đầu trang và thông báo cho khách hàng qua email hoặc trong ứng dụng ít nhất 15 ngày trước khi thay đổi quan trọng có hiệu lực.

Liên hệ

CÔNG TY TNHH SETUP VÀ QUẢN TRỊ VẬN HÀNH CHUỖI GOLDEN BEES
Mã số doanh nghiệp, mã số thuế: 0109590808
Địa chỉ: Số nhà 44/317 phố Bùi Xương Trạch, Phường Định Công, Hà Nội
Hotline: 0842 945 555 · Email: lienhe@chamcong.biz

Các chính sách khác: Điều khoản sử dụng · Thoả thuận xử lý dữ liệu · Chính sách thanh toán · Chính sách hoàn tiền · Chính sách kích hoạt · Cam kết dịch vụ (SLA) · Bảo mật hệ thống.