Phần mềm chấm công phòng gym, yoga: xếp ca và tính lương
Phòng tập mở từ 5 giờ sáng đến tối muộn. Lễ tân chia ca mở cửa, ca đóng cửa; huấn luyện viên làm ca gãy theo giờ đông hội viên; giáo viên yoga chỉ đến dạy lớp. Bạn xếp lịch cho mọi người trên một bảng, biết ai đã mở cửa đúng giờ và tính lương đủ kiểu trong một app.
Những khó khăn quen thuộc
Ca 5 giờ sáng khó giữ người
Lễ tân đến muộn là cửa mở trễ, hội viên đứng chờ.
Chủ không có mặt lúc mở cửa
Nhắn tin báo đã đến, khó biết ai đến thật, ai chấm hộ.
Huấn luyện viên dạy theo buổi
Lịch rời rạc theo lớp, không khớp ca 8 tiếng.
Lương mỗi người một kiểu
Lương tháng, lương giờ, tiền buổi dạy cộng tay trên Excel.
Làm gọn từ lượt chấm công đến phiếu lương
Biết ai đã mở cửa lúc 5 giờ sáng
Tạo phòng tập là một văn phòng có toạ độ GPS hoặc mạng WiFi. Lễ tân chỉ chấm công được khi đang ở phòng tập. Bật chụp ảnh khi chấm công nếu cần bằng chứng. Đầu ca, mở tab Chưa chấm công để biết ai chưa vào ca và kịp gọi người thay. Tin Telegram báo ngay khi có người chấm vào muộn; người vắng có trong báo cáo cuối ngày.
- Ca mở cửa 05:00 ghi đi muộn theo phút
- Ảnh chấm công xem lại trong Dữ liệu chấm công
- Điện thoại lạ phải được duyệt mới vào app
Ca mở cửa, ca đóng cửa, ca gãy trên một bảng
Tạo ca theo giờ mở cửa của bạn: ca mở cửa và ca đóng cửa cho lễ tân, ca gãy sáng sớm – chiều tối cho huấn luyện viên. Một ca có tới 3 khung giờ, khung nào tính công khung đó, giờ nghỉ ở giữa không bị tính. Quản lý xếp ca theo tuần, nhân viên xem lịch trên điện thoại.
- Ca gãy của PT: giờ trưa ở giữa không tính công
- Lễ tân đổi ca mở cửa, đóng cửa bằng đơn trên app
- Xuất lịch tuần ra Excel để dán ở quầy
Lớp yoga, aerobic trả theo buổi
Mỗi lớp nhóm là một khung giờ trong ca. Đặt công của ca bằng số lớp trong ca; các lớp trong một ca nên dài bằng nhau, vì app chia công cho từng khung theo số phút. Giáo viên chấm công tại phòng tập khi đến dạy. Bạn tạo một chế độ lương riêng có công thức đơn giá lớp nhân số công, nên lương tính theo số lớp có công. Ngày lễ trong lịch nghỉ trùng ngày có lớp vẫn được tính công lễ.
- Lớp sáng và lớp tối nằm trong cùng một ca
- Giáo viên vào lớp trễ: app ghi lại số phút
- Giáo viên xem lịch lớp trên điện thoại
Lương cứng của PT cộng tiền buổi dạy
Lễ tân, bảo vệ dùng lương tháng; người bán thời gian dùng lương giờ. Huấn luyện viên cá nhân nhận lương cứng theo công, còn tiền buổi dạy 1 kèm 1 do quản lý tổng hợp từ sổ buổi tập rồi nhập theo kỳ bằng Excel (mã nhân viên, số tiền). App không tự đếm buổi theo hội viên hay gói tập.
- Lễ tân lương tháng, part-time lương giờ
- Tiền buổi PT nhập theo kỳ từ file Excel
- PT xem phiếu lương trên điện thoại
Nhiều chi nhánh, mỗi nơi một quản lý
Mỗi chi nhánh là một bộ phận trên cây nhân sự, một văn phòng chấm công và một nhóm lịch. Quản lý chi nhánh là Quản lý chính của bộ phận nên chỉ thấy người của mình; chủ xem bảng công cả hệ thống, lọc theo chi nhánh và xuất Excel. Huấn luyện viên dạy ở hai nơi được đưa vào một nhóm lịch riêng có cả hai chi nhánh.
- Tin đi muộn về nhóm Telegram của từng chi nhánh
- Báo cáo cuối ngày liệt kê người vắng, đi muộn
- Nhắc hợp đồng PT, lễ tân sắp hết hạn
Phòng tập mở 05:00–21:00, có lớp yoga sáng và tối
Hai lễ tân toàn thời gian giữ ca mở cửa và ca đóng cửa, lễ tân bán thời gian làm thay ngày nghỉ của hai người. Huấn luyện viên làm ca gãy vào giờ đông hội viên. Giáo viên yoga đến ba buổi mỗi tuần, mỗi buổi dạy một lớp sáng và một lớp tối.
| Nhân viên | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lễ tân Atoàn thời gian | S | S | S | S | S | S | – |
| Lễ tân Btoàn thời gian | C | C | C | – | C | C | C |
| Lễ tân Cbán thời gian | – | – | – | C | – | – | S |
| Huấn luyện viên DPT, toàn thời gian | G | G | G | G | G | – | G |
| Huấn luyện viên EPT, bán thời gian | – | G | – | – | G | G | – |
| Giáo viên Fyoga, trả theo lớp | Y | – | Y | – | Y | – | – |
Trong app: tạo các ca ở Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → tab Thiết kế công ca. Sang tab Thiết kế làm việc, tạo nhóm lịch kiểu "Lịch trình (xếp ca)", rồi chọn ca cho từng ô hoặc áp dụng chu kỳ cho cả tháng (xem tính năng xếp ca). Nhóm lịch cần chọn một lịch nghỉ có ngày lễ. Ngày nghỉ trong lịch nghỉ được ưu tiên hơn ca đã xếp, nên nếu làm cả thứ Bảy, Chủ nhật thì dùng lịch nghỉ chỉ có ngày lễ: Lịch nghỉ & quỹ nghỉ → Thêm lịch nghỉ → Chi tiết → Thêm từ bản mẫu. Từng bước có trong hướng dẫn xếp ca. Ca mở cửa có 1 giờ (05:00–06:00) là giờ làm ban đêm, được trả thêm ít nhất 30% (Điều 98, 106 Bộ luật Lao động): tính khoản này cho từng người rồi nhập theo kỳ. Không xếp một người ca đóng cửa rồi ca mở cửa sáng hôm sau, vì chưa đủ 12 giờ nghỉ trước khi chuyển ca (Điều 110). Trả lương theo lớp: ở Chế độ lương, thêm chế độ mới có phần tử Lương theo buổi = MUC_LUONG * TONG_CONG; mức lương của giáo viên là đơn giá 1 lớp; ca Lớp yoga có 2 lớp dài bằng nhau nên đặt công của ca là 2. Cách viết công thức: xem hướng dẫn tính lương.
Gói gợi ý theo quy mô
Mọi gói đều đủ tính năng. Khi đông người hơn gói, mua thêm block (3 nhân viên).
Basic (10 nhân viên)
Standard (30 nhân viên), thêm block khi cần
Professional (100 nhân viên), tối đa 200 kể cả block
Câu hỏi thường gặp
PT dạy sáng sớm và chiều tối thì tạo ca thế nào?
Dùng ca gãy: một ca có tới 3 khung giờ, ví dụ 06:00–10:00 và 16:00–20:00. Mỗi khung tính công riêng, giờ nghỉ ở giữa không bị tính. Đừng dùng ca tự do cho lịch này: ca tự do lấy giờ từ lượt chấm vào đầu tiên đến lượt chấm ra cuối cùng, nên khoảng nghỉ trưa cũng thành giờ làm. Ca tự do chỉ hợp với người làm liền một mạch trong ngày, hoặc chọn cách tính "Chỉ cần checkin được đủ công" khi bạn chỉ cần biết PT có mặt.
App có tự tính tiền buổi PT theo gói tập của hội viên không?
Chưa. App không lưu hội viên, gói tập hay lịch đặt buổi, và chưa nối với phần mềm quản lý hội viên. Cuối kỳ bạn tổng hợp số buổi, tính tiền buổi của từng PT rồi nhập bằng file Excel (mã nhân viên, số tiền) vào phần tử Nhập theo kỳ; số tiền vào bảng lương và hiện trên phiếu lương.
PT dạy sáng ở chi nhánh A, tối ở chi nhánh B thì chấm công ra sao?
Đưa những PT dạy hai nơi vào một nhóm lịch riêng, chọn cả hai phòng tập làm nơi chấm công của nhóm đó. Buổi sáng PT chấm ở chi nhánh A, buổi tối chấm ở chi nhánh B; mỗi lượt chấm ghi tên phòng tập. Hai khung của ca gãy vẫn cộng vào một ngày công, không phải tách hai bảng.
Giáo viên yoga nghỉ, người khác dạy thay thì đổi lịch thế nào?
Giáo viên gửi Đơn đổi ca trên app: chọn ngày, người dạy thay, ca của mình và ca của người kia. Đơn được duyệt xong, lịch ca của hai người tự đổi cho nhau. Nếu hôm đó người dạy thay không có ca, người ấy nhận ca lớp, còn giáo viên chính thành nghỉ. Công của lớp tính cho người có ca và chấm công tại phòng tập.
Lễ tân quên chấm công lúc 5 giờ sáng thì xử lý thế nào?
Lễ tân mở Lịch làm việc, bấm vào ngày đó và gửi Đơn bù công, ghi giờ vào thực tế và lý do (nút này chỉ hiện khi nhóm lịch cho phép bù công). Đơn được duyệt thì app tự thêm lượt chấm theo giờ đã ghi. Quản lý cũng có thể tự thêm lượt chấm ở Tổng hợp chấm công, kèm lý do chấm hộ, cho ngày trong tháng hiện tại.
Tết, 30/4 phòng tập vẫn mở thì tính công lễ tân thế nào?
Nhóm lịch cần chọn một lịch nghỉ chỉ có ngày lễ, để thứ Bảy, Chủ nhật vẫn là ngày đi làm theo bảng ca. Vào ngày lễ trong lịch nghỉ, người có ca được công lễ có lương. Lễ tân đứng quầy hôm đó gửi đơn làm thêm cho số giờ trực; quy tắc làm thêm đặt hệ số ngày lễ, ví dụ 300%. Quy tắc mặc định chỉ cho 4 giờ làm thêm mỗi ngày, áp cả cho ngày lễ, nên đơn dài hơn bị từ chối: tạo một quy tắc làm thêm riêng cho người trực lễ với giới hạn ngày cao hơn, hoặc trả phần vượt bằng một dòng Nhập theo kỳ.
Bài viết liên quan
Cách tính lương PT, giáo viên yoga và lễ tân phòng gym 2026
Tính lương PT gồm lương cứng và tiền buổi dạy, giáo viên yoga theo lớp, lễ tân ca 5 giờ sáng, part-time theo giờ: ví dụ một tháng và lưu ý luật 2026.
Đọc bài Chấm công và ca làmCách tính lương part-time theo giờ 2026: lương tối thiểu và BHXH
Lương tối thiểu giờ 2026 theo vùng, công thức tính lương part-time, ví dụ quán cà phê, quy định nghỉ giữa ca, làm ngày lễ và khi nào phải đóng BHXH.
Đọc bàiDùng thử miễn phí 7 ngày
Đủ tính năng, tối đa 30 nhân viên, không cần thẻ. Tạo workspace trong vài phút.