Thoả thuận xử lý dữ liệu cá nhân

Căn cứ pháp lý chính:

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 – Điều 2 (bên kiểm soát, bên xử lý), Điều 20 (chuyển dữ liệu ra nước ngoài), Điều 21 (đánh giá tác động), Điều 23 (thông báo vi phạm), Điều 25 (dữ liệu trong tuyển dụng, quản lý người lao động), Điều 37 (nghĩa vụ của bên xử lý)
Nghị định 356/2025/NĐ-CP – Điều 3, 4 (dữ liệu cơ bản, nhạy cảm), Điều 5 (thời hạn thực hiện quyền), Điều 6 (sự đồng ý), Điều 12 (điện toán đám mây), Điều 17–20 (hồ sơ đánh giá tác động), Điều 28–29 (thông báo vi phạm)
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 – Điều 118 (nội quy lao động)

Thoả thuận này là một phần không tách rời của Điều khoản sử dụng dịch vụ, được giao kết giữa doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh sử dụng chamcong.biz ("Bên kiểm soát") và CÔNG TY TNHH SETUP VÀ QUẢN TRỊ VẬN HÀNH CHUỖI GOLDEN BEES, mã số thuế 0109590808 ("Bên xử lý"), khi Bên kiểm soát đồng ý trên form đăng ký hoặc nhập mã kích hoạt. Thoả thuận đáp ứng yêu cầu "thoả thuận, hợp đồng xử lý dữ liệu" giữa bên kiểm soát và bên xử lý theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.

1. Đối tượng và phạm vi xử lý

Mục đích: cung cấp dịch vụ chấm công, xếp ca, đơn từ, quản lý hồ sơ nhân sự, tính lương, gửi phiếu lương, báo cáo và thông báo cho Bên kiểm soát.
Hoạt động xử lý: thu thập qua ứng dụng, ghi, lưu trữ, tính toán, hiển thị, xuất file, gửi thông báo (trong ứng dụng, email, Telegram hoặc webhook do Bên kiểm soát cấu hình), sao lưu, xoá.
Chủ thể dữ liệu: người lao động, quản trị viên của Bên kiểm soát; người phụ thuộc của người lao động khi Bên kiểm soát nhập để tính giảm trừ.
Thời hạn: từ khi tạo workspace đến khi dữ liệu và các bản sao lưu bị xoá theo Mục 8.

2. Loại dữ liệu cá nhân

Loại	Ví dụ	Phân loại
Nhận dạng, liên hệ	Họ tên, ngày sinh, giới tính, số điện thoại, email, số định danh cá nhân, ảnh đại diện	Dữ liệu cơ bản
Công việc	Mã nhân viên, bộ phận, chức danh, ngày vào làm, hợp đồng lao động	Dữ liệu cơ bản
Chấm công	Thời điểm vào ra, hình thức chấm, thiết bị, địa chỉ IP, lịch làm, phút đi muộn, về sớm	Dữ liệu cơ bản
Vị trí	Toạ độ GPS tại thời điểm chấm công (chỉ khi Bên kiểm soát chọn cách chấm GPS)	Dữ liệu nhạy cảm
Ảnh chấm công	Ảnh chụp khi chấm công (chỉ khi bật tuỳ chọn); không nhận diện khuôn mặt, không tạo dữ liệu sinh trắc học	Dữ liệu cơ bản (hình ảnh cá nhân)
Tài chính, tiền lương	Số tài khoản ngân hàng, mã số thuế, mức lương, phụ cấp, khấu trừ, phiếu lương, người phụ thuộc	Bảo vệ như dữ liệu nhạy cảm
Đơn từ	Lý do nghỉ, làm thêm, tạm ứng; có thể chứa thông tin sức khoẻ do người lao động tự ghi	Bảo vệ như dữ liệu nhạy cảm khi có thông tin sức khoẻ

3. Nghĩa vụ của Bên kiểm soát

Quyết định mục đích, phạm vi xử lý và cấu hình ứng dụng phù hợp; chỉ thu thập dữ liệu cần thiết (ví dụ chỉ bật GPS hoặc ảnh khi cần).
Thông báo cho người lao động về việc xử lý dữ liệu trước khi xử lý, gồm việc giám sát bằng công nghệ (vị trí, ảnh, thiết bị) để người lao động biết rõ biện pháp đó; thông báo rõ vị trí là dữ liệu nhạy cảm; có căn cứ xử lý hợp pháp và lưu bằng chứng sự đồng ý khi cần sự đồng ý. Nên ghi các nội dung này vào nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động.
Phân quyền truy cập đúng người, giữ bí mật tài khoản quản trị.
Tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của người lao động về quyền của chủ thể dữ liệu.
Lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân và, khi thuộc diện phải làm, hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài, trừ khi được miễn theo quy định; thông báo vi phạm cho cơ quan chuyên trách trong 72 giờ khi có sự cố thuộc trách nhiệm của bên kiểm soát.
Xoá hoặc chuyển trạng thái dữ liệu của người lao động đã nghỉ việc theo quy định, trừ trường hợp có thoả thuận hoặc pháp luật yêu cầu lưu giữ.

4. Nghĩa vụ của Bên xử lý

Chỉ xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của Bên kiểm soát thể hiện qua cấu hình, thao tác trong ứng dụng và yêu cầu bằng văn bản; không xử lý cho mục đích riêng, không bán, không dùng để quảng cáo.
Áp dụng biện pháp bảo vệ nêu tại Mục 6; bảo đảm nhân sự được tiếp cận dữ liệu có cam kết bảo mật.
Hỗ trợ Bên kiểm soát thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu trong thời hạn tại Nghị định 356/2025/NĐ-CP (khi có bên xử lý tham gia: 15 ngày đối với xem, chỉnh sửa, cung cấp; 20 ngày đối với rút lại đồng ý, hạn chế, phản đối; 30 ngày đối với xoá), bằng các chức năng xem, sửa, xuất, xoá trong ứng dụng hoặc hỗ trợ trực tiếp.
Lập và lưu hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân của Bên xử lý; cung cấp thông tin cần thiết để Bên kiểm soát lập hồ sơ của mình.
Thông báo cho Bên kiểm soát trong vòng 24 giờ kể từ khi phát hiện vi phạm dữ liệu liên quan tới workspace, nêu bản chất sự cố, dữ liệu và số người có thể bị ảnh hưởng, biện pháp đã thực hiện; phối hợp để Bên kiểm soát thông báo cơ quan chuyên trách và người bị ảnh hưởng trong thời hạn luật định.
Bồi thường thiệt hại cho Bên kiểm soát khi vi phạm nghĩa vụ của mình theo quy định pháp luật.
Phối hợp với Bộ Công an và cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

5. Bên xử lý phụ

Bên kiểm soát đồng ý cho Bên xử lý sử dụng các nhà cung cấp sau để vận hành dịch vụ:

Nhà cung cấp	Dịch vụ	Nơi xử lý
Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ)	Máy chủ ứng dụng, lưu trữ dữ liệu và ảnh, mạng phân phối, bảo vệ chống tấn công	Mạng trung tâm dữ liệu toàn cầu của Cloudflare
Nhà cung cấp dịch vụ email giao dịch	Gửi email thông báo, phiếu lương (nếu bật)	Theo nhà cung cấp được chọn
Telegram, hệ thống nhận webhook	Chỉ khi Bên kiểm soát tự cấu hình gửi thông báo tới đó	Theo nhà cung cấp do Bên kiểm soát chọn

Bên xử lý ràng buộc các nhà cung cấp bằng hợp đồng có nghĩa vụ bảo mật tương đương, và thông báo cho Bên kiểm soát ít nhất 15 ngày trước khi thêm hoặc thay nhà cung cấp lưu trữ dữ liệu chính. Bên kiểm soát có quyền phản đối và chấm dứt sử dụng dịch vụ, được hoàn tiền phần thời gian chưa dùng nếu không chấp nhận thay đổi.

6. Biện pháp bảo vệ dữ liệu

Mã hoá dữ liệu khi truyền (HTTPS/TLS) và khi lưu trên hạ tầng điện toán đám mây.
Tách biệt dữ liệu giữa các khách hàng: mỗi workspace một địa chỉ, một kho dữ liệu, một khoá ký phiên đăng nhập.
Kiểm soát truy cập theo nhóm quyền; kiểm duyệt thiết bị đăng nhập; mật khẩu lưu dạng băm có muối.
Ảnh chấm công lưu trong kho riêng tư, chỉ người có quyền trong workspace xem được.
Sao lưu mỗi ngày vào kho lưu trữ riêng tư, tách khỏi dữ liệu đang chạy, không mở công khai; thời hạn giữ theo Mục 8.
Ghi nhật ký thao tác quan trọng; quy trình ứng phó sự cố; giới hạn nhân sự của Bên xử lý được truy cập dữ liệu.

Xem thêm Bảo mật hệ thống.

7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Bên kiểm soát được thông báo và đồng ý rằng dữ liệu trong workspace được lưu trữ, xử lý trên hạ tầng của Cloudflare, Inc. ở ngoài lãnh thổ Việt Nam. Bên xử lý lập, lưu và nộp hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài đối với hạ tầng của mình theo quy định, và cung cấp thông tin để Bên kiểm soát đánh giá nghĩa vụ của mình (kể cả các trường hợp miễn trừ đối với tổ chức lưu trữ dữ liệu người lao động của chính mình trên dịch vụ điện toán đám mây).

8. Thời hạn lưu trữ, sao lưu, trả lại và xoá dữ liệu

Trong thời gian sử dụng, Bên kiểm soát tự xoá hoặc sửa dữ liệu qua ứng dụng và xuất dữ liệu ra Excel bất cứ lúc nào.
Khi không gia hạn, dữ liệu được giữ và xoá theo lộ trình dưới đây. Trước mỗi mốc, Bên xử lý gửi email nhắc tới chủ workspace, ghi rõ ngày xoá.

Lộ trình sau ngày hết hạn D
Thời gian (D = ngày hết hạn)	Trạng thái	Điều gì xảy ra	Dữ liệu
D+1 → D+7	Ân hạn (vẫn dùng bình thường)	Mọi tính năng vẫn hoạt động. App hiện thông báo nhắc gia hạn.	Dữ liệu giữ nguyên
D+8 → D+37	Chỉ xem	Khoá thao tác quản trị (thêm, sửa, xoá, tính lương). Nhân viên vẫn chấm công và gửi đơn. Quản trị viên vẫn xem và xuất được dữ liệu.	Dữ liệu giữ nguyên
D+38 → D+59	Tạm khoá	Dừng cả chấm công. Workspace chỉ hiện thông báo gia hạn.	Dữ liệu vẫn được giữ; xuất dữ liệu theo yêu cầu
D+60	Xoá vĩnh viễn	Workspace và toàn bộ dữ liệu bị xoá, không khôi phục được. Địa chỉ ten.chamcong.biz được mở cho người khác đăng ký.	Dữ liệu bị xoá; bản sao lưu tự xoá sau khoảng 7 ngày

Chúng tôi nhắc bạn 6 lần qua email đăng ký của chủ workspace và bằng thông báo trong app:

D−2: 2 ngày trước ngày hết hạn
D: Ngày hết hạn
D+8: Bắt đầu chế độ chỉ xem
D+38: Bắt đầu tạm khoá
D+53: 7 ngày trước ngày xoá
D+59: 1 ngày trước ngày xoá

Mỗi lần nhắc đều ghi rõ ngày xoá dữ liệu, cách gia hạn và cách tải dữ liệu về trước: dùng các nút xuất Excel trong app (bảng công, báo cáo, bảng lương, danh sách nhân viên) hoặc gửi yêu cầu tới lienhe@chamcong.biz.

Gia hạn bất kỳ lúc nào trước D+60 là workspace hoạt động lại ngay, đủ dữ liệu và giữ nguyên địa chỉ.

Riêng gói trả phí, ngoài các lần nhắc trên, Bên xử lý gửi thêm email nhắc gia hạn bắt đầu từ 21 ngày trước ngày D, để Bên kiểm soát nhận được thông báo về phí gia hạn và về thời điểm kết thúc kỳ dịch vụ đã thanh toán tối thiểu 07 ngày làm việc trước ngày D. Email gửi tới email liên hệ đã đăng ký; không gửi được thì Bên xử lý gọi điện theo số điện thoại đã đăng ký.

Khi Bên kiểm soát yêu cầu xoá sớm, Bên xử lý xoá workspace và toàn bộ bản sao lưu của workspace trong 30 ngày kể từ ngày xác nhận yêu cầu.
Sau khi xoá, Bên xử lý không giữ dữ liệu nhân viên, trừ bản sao lưu trong thời hạn nêu dưới đây và dữ liệu pháp luật buộc phải lưu (ví dụ nhật ký truy cập hệ thống trong phạm vi pháp luật an ninh mạng yêu cầu), được lưu riêng, hạn chế truy cập và xoá khi hết thời hạn luật định.

Bản sao lưu

Mục đích: chỉ để khôi phục dữ liệu khi có sự cố của hệ thống. Bản sao lưu không dùng vào việc khác: không phân tích, không cung cấp cho bên khác, không khôi phục theo yêu cầu riêng lẻ (ví dụ dữ liệu Bên kiểm soát tự xoá hoặc sửa nhầm). Nhân sự của Bên xử lý chỉ truy cập bản sao lưu để khôi phục khi có sự cố hoặc để kiểm tra bản sao lưu còn dùng được.
Nơi lưu: kho lưu trữ riêng tư trên hạ tầng của Cloudflare, Inc. (nhà cung cấp tại Mục 5), tách khỏi dữ liệu đang chạy, mã hoá khi lưu, không mở công khai. Tệp sao lưu chỉ được tải về máy của nhân sự vận hành khi cần khôi phục hoặc kiểm tra, qua kết nối mã hoá, và được xoá khỏi máy ngay sau khi xong.
Dữ liệu workspace (hồ sơ, chấm công, đơn từ, lương và dữ liệu khác): sao lưu mỗi ngày một lần. Thường giữ bản của 30 lần sao lưu thành công gần nhất và một bản mỗi tháng trong 12 tháng gần nhất; bản cũ hơn tự xoá theo vòng. Ngày sao lưu bị lỗi thì chưa xoá bản cũ. Khi sao lưu một workspace bị lỗi kéo dài, bản tốt gần nhất của workspace đó được giữ tới khi có bản mới. Vì vậy dữ liệu Bên kiểm soát đã xoá hoặc sửa trong ứng dụng có thể còn trong bản sao lưu, thường tới 12 tháng, rồi tự xoá.
Ảnh chấm công: bản sao ảnh tự xoá sau 13 đến 14 tháng kể từ tháng chụp. Việc này không ảnh hưởng ảnh đang lưu trong workspace.
Workspace đã xoá (hết hạn không gia hạn, không kích hoạt trong 48 giờ, hoặc đăng ký không hoàn tất): bản sao lưu của workspace (dữ liệu và ảnh) được giữ thêm khoảng 7 ngày, chỉ để khôi phục khi workspace bị xoá nhầm do sự cố của hệ thống, rồi tự xoá ở lượt sao lưu hằng ngày kế tiếp (thường không quá 8 ngày; lượt sao lưu bị lỗi thì xoá ở lượt chạy được kế tiếp).
Khi phải khôi phục từ bản sao lưu, Bên xử lý báo Bên kiểm soát thời điểm của bản sao lưu đã dùng, để Bên kiểm soát kiểm tra lại dữ liệu đã thêm, sửa hoặc xoá sau thời điểm đó.

9. Kiểm tra và cung cấp thông tin

Theo yêu cầu bằng văn bản của Bên kiểm soát, Bên xử lý cung cấp thông tin về biện pháp bảo vệ, danh sách bên xử lý phụ và kết quả xử lý sự cố liên quan. Việc kiểm tra trực tiếp được thực hiện theo thoả thuận riêng về thời gian, phạm vi và bảo mật.

10. Hiệu lực

Thoả thuận có hiệu lực cùng Điều khoản sử dụng dịch vụ và chấm dứt khi dữ liệu đã được xoá theo Mục 8. Trường hợp Bên kiểm soát cần bản thoả thuận ký riêng (ví dụ theo mẫu của cơ quan quản lý hoặc yêu cầu nội bộ), vui lòng liên hệ lienhe@chamcong.biz.

Liên hệ

CÔNG TY TNHH SETUP VÀ QUẢN TRỊ VẬN HÀNH CHUỖI GOLDEN BEES
Mã số doanh nghiệp, mã số thuế: 0109590808
Địa chỉ: Số nhà 44/317 phố Bùi Xương Trạch, Phường Định Công, Hà Nội
Hotline: 0842 945 555 · Email: lienhe@chamcong.biz

Các chính sách khác: Điều khoản sử dụng · Chính sách bảo mật · Chính sách thanh toán · Chính sách hoàn tiền · Chính sách kích hoạt · Cam kết dịch vụ (SLA) · Bảo mật hệ thống.