Phần mềm chấm công, xếp ca cho công ty bảo vệ và vệ sinh tòa nhà
Bảo vệ đứng chốt ở nhiều tòa nhà cách xa văn phòng, ca đêm kéo qua sáng hôm sau, tạp vụ làm ca gãy sáng sớm và chiều tối. Bạn biết chốt nào đã có người, ai đứng thay ai và tính công đúng từng ca, không cần gom sổ trực về văn phòng.
Những khó khăn quen thuộc
Chủ không có mặt ở chốt
Mục tiêu ở xa, không biết ai đã vào ca, ai đến muộn.
Ký sổ trực hộ
Sổ giấy tại chốt do chính bảo vệ ghi, cuối tháng khó kiểm.
Ca qua đêm bị tách đôi
Bảng công Excel ghi lượt ra sáng hôm sau sang ngày mới.
Thay chốt đột xuất
Đổi ca qua điện thoại, cuối tháng không khớp ai đứng thay ai.
Làm gọn từ lượt chấm công đến phiếu lương
Mỗi mục tiêu một nơi chấm công
Tạo mỗi tòa nhà, mỗi mục tiêu là một văn phòng có toạ độ GPS và bán kính. In mã QR tĩnh dán tại chốt, hoặc dùng mạng của tòa nhà. Bảo vệ chỉ chấm được khi đứng trong bán kính GPS, nối mạng tòa nhà hoặc quét mã QR của chốt. QR tĩnh tiện nhưng có thể bị chụp lại; chốt cần chặt nên dùng GPS kèm chụp ảnh, hoặc máy checkin QR động.
- GPS, QR tĩnh in dán, mạng tòa nhà hoặc máy checkin
- Ảnh chỉ lưu làm bằng chứng, không nhận diện khuôn mặt
- Duyệt thiết bị đăng nhập để hạn chế chấm hộ
Ca 8 giờ, ca qua đêm, ca gãy trên một bảng
Tạo ca sáng, ca chiều và ca đêm từ 22 giờ đến 6 giờ sáng. Ca có giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu là ca qua đêm: lượt ra lúc sáng hôm sau vẫn thuộc ca hôm trước. Tạp vụ làm ca gãy: một ca có tới 3 khung giờ, mỗi khung tính công riêng.
- Áp dụng chu kỳ ca cho cả tháng
- Nhập, xuất lịch ca bằng Excel
- Bảo vệ, tạp vụ xem lịch trên điện thoại
Người cơ động thay chốt, đổi ca có đơn
Bảo vệ cơ động nằm trong một nhóm lịch có đủ các mục tiêu của đội. Đứng thay ở chốt nào thì chấm tại chốt đó, lượt chấm ghi rõ nơi chấm. Muốn đổi ca, xoay ca thì gửi đơn trên điện thoại; đội trưởng duyệt xong, lịch tự cập nhật.
- Đơn đổi ca, xoay ca, bù công có duyệt
- Giám sát đi tuyến dùng chấm công bên ngoài
- App chỉ lấy vị trí lúc bấm, không theo dõi hành trình
Xem ai chưa vào ca ở từng mục tiêu
Tab Chưa chấm công cho thấy ai chưa vào ca. Mỗi đội hoặc mỗi mục tiêu là một bộ phận, có nhóm Telegram riêng nhận tin đi muộn và báo cáo cuối ngày. Báo cáo cuối ngày gửi 1 lần mỗi ngày; đặt giờ gửi sau giờ vào ca đêm, ví dụ 22:30, để có cả ca đêm. App xem theo người, không theo chốt: người cơ động đứng thay hiện ở bộ phận của chính họ. Đội trưởng được phân quyền quản lý bộ phận, chỉ thấy người của mình.
- Bảng công toàn công ty lọc theo bộ phận
- Báo cáo chi tiết chấm công theo ngày
- Xuất Excel cho kế toán
Lương tháng cho bảo vệ, lương giờ cho tạp vụ
Bảo vệ dùng chế độ lương tháng, tạp vụ làm theo giờ dùng lương theo giờ, tính từ giờ làm thực tế. Giờ làm thêm ghi qua đơn hoặc quy tắc làm thêm, nhân hệ số ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ. Phần trả thêm cho giờ làm đêm, kể cả phần chênh của giờ làm thêm ban đêm, app chưa tự tính: bạn tính tay rồi nhập theo kỳ bằng Excel.
- Hai chế độ lương mẫu có sẵn
- Nhắc hợp đồng sắp hết hạn
- Phiếu lương gửi lên app
Một chốt bảo vệ 24/24 và tạp vụ tòa nhà
Ba ca 8 giờ phủ kín ngày đêm. Ba bảo vệ đứng ca cố định, bảo vệ D cơ động thay vào ngày nghỉ của từng người. Không ai vào ca sớm hơn khi chưa nghỉ đủ 12 giờ, mỗi người làm không quá 48 giờ một tuần. Tạp vụ làm ca gãy sáng sớm và chiều tối, nghỉ Chủ nhật.
| Nhân viên | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Bảo vệ Aca sáng | – | – | S | S | S | S | S |
| Bảo vệ Bca chiều | C | C | – | – | C | C | C |
| Bảo vệ Cca đêm | Đ | Đ | Đ | Đ | – | – | Đ |
| Bảo vệ Dcơ động | S | S | C | C | Đ | Đ | – |
| Tạp vụ Evệ sinh tòa nhà | G | G | G | G | G | G | – |
Trong app: tạo các ca ở Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → tab Thiết kế công ca. Sang tab Thiết kế làm việc, tạo nhóm lịch kiểu "Lịch trình (xếp ca)", rồi chọn ca cho từng ô hoặc áp dụng chu kỳ cho cả tháng (xem tính năng xếp ca). Nhóm lịch cần chọn một lịch nghỉ có ngày lễ. Ngày nghỉ trong lịch nghỉ được ưu tiên hơn ca đã xếp, nên nếu làm cả thứ Bảy, Chủ nhật thì dùng lịch nghỉ chỉ có ngày lễ: Lịch nghỉ & quỹ nghỉ → Thêm lịch nghỉ → Chi tiết → Thêm từ bản mẫu. Từng bước có trong hướng dẫn xếp ca. Ca đêm: đặt giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu, app hiểu là ca qua đêm và tính trọn vào ngày bắt đầu ca. Ca liên tục từ 6 giờ trở lên thì giờ nghỉ giữa ca được tính vào giờ làm, nên chọn Không nghỉ giữa ca cho ca 8 giờ. Vì sao không nên xếp cố định 2 ca 12 giờ: xem bài tính lương bảo vệ ca 12 tiếng, ca đêm.
Gói gợi ý theo quy mô
Mọi gói đều đủ tính năng. Khi đông người hơn gói, mua thêm block (3 nhân viên).
Basic (10 nhân viên)
Standard (30 nhân viên), thêm block khi cần
Professional (100 nhân viên), tối đa 200 kể cả block
Câu hỏi thường gặp
Bảo vệ cơ động đứng thay ở nhiều mục tiêu thì chấm công thế nào?
Nơi chấm công đặt theo nhóm lịch, nên bạn đưa bảo vệ cơ động vào một nhóm lịch riêng và chọn mọi mục tiêu của đội làm nơi chấm công. Đứng thay ở chốt nào thì chấm tại chốt đó, lượt chấm ghi rõ nơi chấm. App không khoá trước "hôm nay phải đứng chốt nào"; bạn đối chiếu nơi chấm trên bảng công hoặc báo cáo theo ngày. Mục tiêu tạo ở Quản lý tài nguyên → Văn phòng.
Giám sát đi kiểm tra nhiều mục tiêu trong ngày thì sao?
Đưa giám sát vào một nhóm lịch riêng và bật "Cho phép chấm công bên ngoài" ở nhóm đó: lượt chấm lưu vị trí lúc bấm và được đánh dấu ngoài văn phòng. Bật ở nhóm lịch chung thì cả nhóm chấm được ở bất kỳ đâu. App không theo dõi vị trí liên tục và chưa có điểm tuần tra quét theo lộ trình.
Có xếp ca 12 tiếng 07:00–19:00, 19:00–07:00 được không?
App xếp được, ca 19:00–07:00 là ca qua đêm. Nhưng theo Bộ luật Lao động, giờ thứ 9 đến 12 của ca là làm thêm giờ, tối đa 40 giờ một tháng, nên một người chỉ đứng được khoảng 10 ca 12 tiếng mỗi tháng. Trong app, công chuẩn của kỳ là tổng công các ca theo lịch. Khai ca 12 giờ thì 4 giờ cuối chỉ thành làm thêm khi có đơn làm thêm ghi Từ giờ – Đến giờ, ngày ghi là ngày bắt đầu ca. Muốn quy tắc "Hết ca sẽ tính là làm thêm" tự ghi, khai khung ca 8 giờ (ví dụ 19:00–03:00) và để bảo vệ chấm ra lúc 07:00. Cách tính tiền xem bài tính lương bảo vệ ca 12 tiếng.
Ca 12 tiếng ban đêm của bảo vệ tính tiền đêm thế nào trên app?
App chưa tự cộng tiền đêm, vì công thức lương chưa có biến giờ làm đêm. Giờ đêm bình thường bạn cộng thêm 30% lương giờ. Giờ làm thêm rơi vào ban đêm app chỉ nhân hệ số làm thêm ngày thường của quy tắc (150%); phần chênh lên 200% / 210% (thêm 50% / 60% lương giờ) cũng tính tay. Số giờ làm thêm đêm lấy ở báo cáo Chi tiết chấm công theo ngày. Đơn làm thêm phải ghi Từ giờ – Đến giờ; đơn chỉ ghi số giờ bị coi là ban ngày. Tính xong, nhập số tiền của từng người theo kỳ bằng Excel (mã nhân viên, giá trị) qua một phần tử Nhập theo kỳ trong chế độ lương.
Bảo vệ trực ngày lễ, Tết thì tính lương thế nào?
Trước hết, nhóm lịch phải chọn một lịch nghỉ có ngày lễ; bảo vệ làm cả thứ Bảy, Chủ nhật thì dùng lịch nghỉ chỉ có ngày lễ, để trống thì ngày lễ bị tính như ngày thường. Người trực gửi đơn làm thêm cho ngày lễ; quy tắc làm thêm đặt hệ số ngày lễ, ví dụ 300%. Quy tắc mặc định chỉ cho 4 giờ làm thêm mỗi ngày, áp cả cho ngày lễ, nên đơn dài hơn bị từ chối: tạo một quy tắc làm thêm riêng cho người trực lễ với giới hạn ngày cao hơn, hoặc trả phần vượt bằng một dòng Nhập theo kỳ. Nếu có người đi làm ngày lễ mà chưa có giờ làm thêm ngày lễ, app nhắc trong hộp Cần kiểm tra sau khi tính lương. Ca đêm bắt đầu ngay trước ngày lễ (đêm 31/12, đêm 29/4) được tính trọn vào ngày bắt đầu là ngày thường, nên phần chênh theo hệ số lễ của các giờ sau 0 giờ phải tính tay rồi nhập theo kỳ.
Có quản lý chứng chỉ nghiệp vụ bảo vệ không?
Chưa có mục riêng. App lưu hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động và nhắc hợp đồng sắp hết hạn; thông tin chứng chỉ bạn ghi ở phần ghi chú trong hồ sơ. App cũng chưa tính tiền hợp đồng dịch vụ với từng chủ tòa nhà.
Bài viết liên quan
Cách tính lương bảo vệ ca 12 tiếng, ca 24 tiếng, ca đêm: xếp ca đúng luật và ví dụ 2026
Ca 12 tiếng của bảo vệ có 4 giờ làm thêm, ca 24 tiếng vượt giới hạn 12 giờ/ngày. Bảng tách giờ đêm 130%, làm thêm 150–390% và cách xếp 3 ca 8 giờ.
Đọc bài Lương, thuế TNCN, BHXHCách tính lương làm thêm giờ 2026: 150%, 200%, 300% và làm đêm
Công thức tiền làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ, làm đêm theo Bộ luật Lao động; giới hạn 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm; mức phạt mới và ví dụ.
Đọc bài Chấm công và ca làmChấm công bằng điện thoại: GPS, mạng công ty hay QR, chọn cách nào để hạn chế chấm công hộ?
So sánh các cách chấm công trên điện thoại (GPS, mạng công ty, QR tĩnh, máy checkin QR động), kiểu gian lận mỗi cách gặp phải, cách kết hợp phù hợp từng mô hình và những điều phải thông báo cho nhân viên theo luật dữ liệu cá nhân 2025.
Đọc bàiDùng thử miễn phí 7 ngày
Đủ tính năng, tối đa 30 nhân viên, không cần thẻ. Tạo workspace trong vài phút.