Chuyển sang chấm công trên điện thoại mà không gián đoạn
Dù bạn đang dùng Excel, máy chấm công vân tay hay một phần mềm khác, cách an toàn nhất là: đưa dữ liệu nền vào, chạy song song một kỳ để đối chiếu, rồi chuyển hẳn vào đầu kỳ lương mới.
Bốn bước chung cho mọi trường hợp
Chuẩn bị dữ liệu nền
Danh sách nhân viên, bộ phận, ca làm, mức lương và số dư ngày phép hiện tại.
Nhập vào workspace
Dùng file Excel mẫu có sẵn trong app (hoặc tải ở thư viện mẫu) để nhập nhân viên; tạo ca và nhóm lịch giống cách đang làm.
Chạy song song một kỳ
Nhân viên chấm trên điện thoại, cách cũ vẫn giữ. Cuối kỳ so bảng công hai bên.
Chuyển hẳn đầu kỳ mới
Khi số liệu khớp, dừng cách cũ từ ngày đầu kỳ lương tiếp theo.
Bỏ bảng chấm công Excel, giữ cách tính quen thuộc
Bảng tính Excel tiện lúc ít người, nhưng mỗi cuối tháng phải gom dữ liệu, sửa công thức, đối chiếu với tin nhắn xin nghỉ. Khi chuyển sang, bạn giữ được cách tính lương đang dùng.
- Nhân viên: trong app vào Quản lý nhân sự → Cây nhân sự, bấm Nhập Excel, tải file mẫu, dán danh sách từ file cũ (cột có dấu * là bắt buộc), rồi nhập lại.
- Ca làm: tạo các ca đang dùng (giờ vào, giờ ra, nghỉ trưa). Lịch ca có thể làm trên Excel: bấm Xuất Excel ở màn Xếp ca, sửa, rồi Nhập Excel (app nhập các ngày sau hôm nay).
- Công thức lương: phần tử lương viết bằng công thức kiểu Excel (ROUND, IF, MAX, MIN…). Chép logic từ file cũ sang, bấm Chạy thử để kiểm tra từng người.
- Đối chiếu: cuối kỳ đầu tiên, xuất bảng công và bảng lương ra Excel để so với file cũ.
Thay máy vân tay bằng máy checkin QR ở đúng chỗ cũ
Máy vân tay ghi giờ, nhưng dữ liệu nằm trong máy, phải xuất ra rồi tính tay. Khi máy hỏng hoặc mở thêm cửa hàng, bạn lại phải mua máy mới.
- Đặt máy checkin: dùng một máy tính bảng hoặc điện thoại cũ, mở link máy checkin, đặt cạnh máy vân tay.
- Chấm cả hai trong 1–2 tuần: nhân viên quét QR bằng điện thoại và vẫn bấm vân tay. So giờ hai bên để quen quy trình.
- Lưu lịch sử cũ: xuất báo cáo từ máy vân tay ra file và lưu cùng hồ sơ kế toán. Hiện chúng tôi chưa nhập trực tiếp dữ liệu gốc từ máy vân tay.
- Dừng máy cũ: tắt máy vân tay vào đầu kỳ lương mới.
Mang dữ liệu nền sang qua Excel
Phần lớn phần mềm chấm công đều xuất được danh sách nhân viên và báo cáo ra Excel. Đó là cầu nối đơn giản nhất.
| Dữ liệu | Xuất từ hệ thống cũ | Đưa vào chamcong.biz |
|---|---|---|
| Nhân viên, bộ phận | Danh sách nhân sự ra Excel | Nhập Excel ở Quản lý nhân sự → Cây nhân sự (file mẫu có sẵn) |
| Ca làm, nhóm lịch | Danh sách ca, giờ vào ra | Tạo ca và nhóm lịch; lịch ca tuần nhập bằng Excel |
| Số dư ngày phép | Báo cáo phép còn lại | Cập nhật số dư ngày nghỉ bằng Excel (Lịch nghỉ & quỹ nghỉ → Tổng hợp ngày nghỉ) |
| Mức lương, phụ cấp | Bảng lương kỳ gần nhất | Thông tin lương, hợp đồng, phụ cấp của từng người |
| Lịch sử chấm công cũ | Báo cáo các tháng trước | Lưu file để tra cứu. App không nhận lượt chấm, đơn, xếp ca có ngày trước ngày kích hoạt workspace |
Nên bắt đầu vào đầu kỳ lương. Kỳ đang dở dang thì giữ hệ thống cũ đến hết kỳ để không phải ghép số liệu hai nơi. App chỉ tính công từ ngày kích hoạt workspace (ngày bấm link trong email), nên hãy tạo và kích hoạt workspace trước ngày đầu kỳ để nhập sẵn nhân viên, ca và số dư phép.
Cần người hướng dẫn chuyển dữ liệu?
Gửi cho chúng tôi quy mô và hệ thống bạn đang dùng. Chúng tôi gọi lại để hướng dẫn cách chuẩn bị file và cấu hình ca, lương phù hợp.
Dùng thử miễn phí 7 ngày
Đủ tính năng, tối đa 30 nhân viên, không cần thẻ. Tạo workspace trong vài phút.