Điều khoản sử dụng dịch vụ

Điều khoản này là điều kiện giao dịch chung giữa Phần mềm chamcong.biz (sau đây gọi là "chúng tôi") và tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng dịch vụ chamcong.biz (sau đây gọi là "khách hàng"). Khi bấm chọn đồng ý trên form đăng ký, khi nhập mã kích hoạt hoặc khi thanh toán, khách hàng xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với Điều khoản này, Chính sách bảo mật, Thoả thuận xử lý dữ liệu và các chính sách được dẫn chiếu.

1. Định nghĩa

• Dịch vụ: phần mềm chấm công, xếp ca, đơn từ, quản lý nhân sự và tính lương chamcong.biz, cung cấp qua Internet dưới dạng ứng dụng web.
• Workspace: không gian làm việc riêng của một khách hàng, có địa chỉ dạng ten.chamcong.biz và kho dữ liệu riêng.
• Chủ workspace: tài khoản tạo workspace hoặc được chuyển quyền sở hữu, đại diện khách hàng trong quan hệ với chúng tôi.
• Người dùng: quản trị viên và nhân viên của khách hàng được cấp tài khoản trong workspace.
• Nhân viên tính phí: hồ sơ nhân viên ở trạng thái đang làm việc trong workspace.
• Gói: Basic, Standard, Professional, Enterprise như công bố tại trang bảng giá. block (3 nhân viên): phần mua thêm của gói; mỗi block tương ứng 3 nhân viên tính phí.
• Kỳ thanh toán: 3, 6, 12 hoặc 24 tháng. Mã kích hoạt: mã 16 ký tự xác nhận gói đã thanh toán.
• Ngày hết hạn (D): ngày cuối của thời gian dùng thử hoặc của kỳ đã thanh toán.
• Dữ liệu khách hàng: mọi dữ liệu khách hàng và người dùng đưa vào hoặc tạo ra trong workspace, gồm cả dữ liệu cá nhân của nhân viên.

2. Giao kết hợp đồng điện tử

Hợp đồng giữa hai bên được giao kết bằng phương tiện điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023. Đề nghị giao kết là việc khách hàng gửi form đăng ký hoặc đặt mua gói; chấp nhận giao kết là việc chúng tôi tạo workspace hoặc gửi mã kích hoạt. Chúng tôi lưu phiên bản Điều khoản, thời điểm đồng ý, tài khoản và địa chỉ IP thực hiện thao tác để làm chứng cứ giao kết. Khách hàng có thể xem, tải hoặc in văn bản này bất cứ lúc nào tại địa chỉ https://chamcong.biz/dieu-khoan/.

Người đăng ký thay mặt một tổ chức cam kết có thẩm quyền ràng buộc tổ chức đó. Khách hàng là tổ chức có nhu cầu ký hợp đồng bằng văn bản hoặc chữ ký số có thể liên hệ chúng tôi; khi đó hợp đồng ký kết được ưu tiên áp dụng ở những điểm khác với Điều khoản này.

3. Tài khoản và địa chỉ workspace

• Khách hàng cung cấp thông tin đăng ký trung thực, đầy đủ và cập nhật khi thay đổi, đặc biệt là email của chủ workspace và email nhận thông báo của workspace, vì đây là kênh nhận mã kích hoạt, thông báo hết hạn và các thông báo dịch vụ. Workspace chỉ hoạt động sau khi khách hàng bấm link kích hoạt gửi tới email này trong 48 giờ; quá hạn mà chưa kích hoạt, workspace bị xoá và địa chỉ được mở lại.
• Địa chỉ workspace gồm 3–30 ký tự chữ thường không dấu, số và dấu gạch ngang. Chúng tôi có thể từ chối hoặc thu hồi địa chỉ trùng với tên dành riêng của hệ thống, xâm phạm nhãn hiệu của người khác hoặc dùng để lừa đảo, sau khi thông báo cho khách hàng.
• Khi khách hàng mua gói, địa chỉ workspace được giữ cho khách hàng suốt thời gian sử dụng dịch vụ. Địa chỉ chỉ được mở cho người khác đăng ký sau khi workspace bị xoá theo Mục 9.
• Khách hàng tự bảo mật mật khẩu, phân quyền đúng người và chịu trách nhiệm với thao tác thực hiện bằng tài khoản của mình. Khi phát hiện truy cập trái phép, khách hàng báo ngay cho chúng tôi.
• Khi chủ workspace nghỉ việc hoặc mất quyền truy cập, khách hàng có thể yêu cầu chuyển quyền sở hữu; chúng tôi xác minh bằng giấy tờ của tổ chức trước khi thực hiện.

4. Dùng thử

Workspace mới được dùng thử miễn phí 7 ngày tính từ ngày kích hoạt, đủ tính năng, tối đa 30 nhân viên, không cần thẻ hay thanh toán trước. Chúng tôi có thể gia hạn thời gian dùng thử theo đề nghị của khách hàng bằng mã gia hạn dùng thử. Hết thời gian dùng thử mà không mua gói, workspace chuyển theo lộ trình tại Mục 9.

5. Gói, giá và thanh toán

• Giá, gói, mức giảm theo kỳ là giá công bố tại https://chamcong.biz/bang-gia/ vào thời điểm đặt mua. Giá niêm yết đã gồm thuế theo quy định (nếu có). Hoá đơn điện tử được lập khi chúng tôi nhận thanh toán, cho mỗi lần nhận tiền, kể cả khi bạn chuyển thiếu.
• Dịch vụ thanh toán trước theo kỳ 3, 6, 12 hoặc 24 tháng; không có kỳ thanh toán theo tháng. Chúng tôi không tự động trừ tiền hay tự động gia hạn.
• Gói có hiệu lực khi chủ workspace nhập mã kích hoạt mà chúng tôi gửi sau khi nhận đủ tiền. Quy tắc cộng thời hạn khi gia hạn, đổi gói, mua thêm block nêu tại Chính sách kích hoạt; quy trình thanh toán, hoá đơn nêu tại Chính sách thanh toán.
• Khi thay đổi giá, chúng tôi công bố trên website và báo cho khách hàng ít nhất 30 ngày trước ngày áp dụng. Giá mới không áp dụng cho kỳ khách hàng đã thanh toán.
• Gói Enterprise không bán trực tuyến; mọi giao dịch gói này theo hợp đồng riêng.

6. Số nhân viên và giới hạn gói

Số nhân viên tính phí không vượt hạn mức của gói cộng số block đã mua, tối đa 200 nhân viên. Hệ thống cho phép vượt tạm khoảng 10% (ít nhất 1 người) để khách hàng kịp mua thêm block hoặc nâng gói; sau đó việc thêm hoặc kích hoạt nhân viên mới bị chặn cho tới khi hạn mức đủ. Workspace vượt hạn mức quá 14 ngày thì ứng dụng nhắc mua thêm block; từ 200 nhân viên, chúng tôi liên hệ tư vấn gói Enterprise. Khách hàng cần trên 200 nhân viên liên hệ chúng tôi để được tư vấn.

7. Quyền và nghĩa vụ của khách hàng

• Sử dụng dịch vụ đúng mục đích quản lý lao động, phù hợp pháp luật Việt Nam; không dùng dịch vụ để theo dõi, thu thập dữ liệu trái pháp luật, phát tán nội dung vi phạm, tấn công hoặc dò quét hệ thống.
• Khách hàng là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân của người lao động trong workspace. Khách hàng có trách nhiệm thông báo cho người lao động về việc chấm công bằng vị trí, ảnh hoặc thiết bị, về mục đích và thời gian lưu trữ, có căn cứ xử lý dữ liệu phù hợp (sự đồng ý hoặc căn cứ khác theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025), và nên đưa nội dung này vào nội quy lao động hoặc hợp đồng lao động. Vị trí xác định qua dịch vụ định vị là dữ liệu cá nhân nhạy cảm; người lao động phải được thông báo điều này.
• Tự kiểm tra cấu hình ca, công thức lương và các tham số thuế, bảo hiểm, lương tối thiểu trước khi trả lương. Tham số do phần mềm đặt sẵn chỉ là giá trị mặc định; khách hàng chịu trách nhiệm về số tiền trả cho người lao động và nghĩa vụ với cơ quan nhà nước.
• Tự lưu giữ chứng từ kế toán, bảng công, bảng lương theo thời hạn pháp luật yêu cầu bằng cách xuất dữ liệu định kỳ; dịch vụ không thay thế hệ thống lưu trữ chứng từ của khách hàng.
• Thanh toán đúng hạn và thông báo cho chúng tôi khi thay đổi email của chủ workspace.

8. Quyền và nghĩa vụ của chúng tôi

• Cung cấp dịch vụ theo Cam kết chất lượng dịch vụ; thông báo trước ít nhất 3 ngày làm việc khi tạm ngừng dịch vụ để bảo trì theo kế hoạch.
• Bảo vệ dữ liệu khách hàng theo Chính sách bảo mật, Thoả thuận xử lý dữ liệu và các biện pháp bảo mật hệ thống; chỉ xử lý dữ liệu khách hàng theo chỉ dẫn của khách hàng.
• Hỗ trợ khách hàng qua hotline 0842 945 555, Zalo cùng số và email lienhe@chamcong.biz (thứ Hai đến thứ Bảy, 8:00–18:00, trừ ngày lễ); ngoài giờ theo Cam kết chất lượng dịch vụ, mục 5.
• Cập nhật, cải tiến tính năng. Nếu bỏ một tính năng chính đang được dùng, chúng tôi báo trước ít nhất 30 ngày.
• Được tạm ngừng tài khoản ngay khi có dấu hiệu tấn công, lừa đảo hoặc nguy cơ gây hại cho hệ thống và người dùng khác, và thông báo cho khách hàng sớm nhất có thể.

9. Hết hạn, đình chỉ, chấm dứt và xoá dữ liệu

9.1. Khi hết dùng thử hoặc hết kỳ mà không gia hạn

Kể từ ngày hết hạn D, workspace chuyển lần lượt qua các trạng thái dưới đây. Đây là lộ trình duy nhất dẫn tới việc xoá dữ liệu vì lý do không gia hạn.

Chúng tôi nhắc bạn 6 lần qua email đăng ký của chủ workspace và bằng thông báo trong app:

• D−2: 2 ngày trước ngày hết hạn
• D: Ngày hết hạn
• D+8: Bắt đầu chế độ chỉ xem
• D+38: Bắt đầu tạm khoá
• D+53: 7 ngày trước ngày xoá
• D+59: 1 ngày trước ngày xoá

Mỗi lần nhắc đều ghi rõ ngày xoá dữ liệu, cách gia hạn và cách tải dữ liệu về trước: dùng các nút xuất Excel trong app (bảng công, báo cáo, bảng lương, danh sách nhân viên) hoặc gửi yêu cầu tới lienhe@chamcong.biz.

Gia hạn bất kỳ lúc nào trước D+60 là workspace hoạt động lại ngay, đủ dữ liệu và giữ nguyên địa chỉ.

Riêng gói trả phí, ngoài các lần nhắc trên, chúng tôi gửi thêm email nhắc gia hạn bắt đầu từ 21 ngày trước ngày D, để khách hàng nhận được thông báo về phí gia hạn và về thời điểm kết thúc kỳ dịch vụ đã thanh toán tối thiểu 07 ngày làm việc trước ngày D. Email gửi tới email liên hệ đã đăng ký; không gửi được thì chúng tôi gọi điện theo số điện thoại đã đăng ký.

9.2. Đình chỉ do vi phạm

Chúng tôi có thể đình chỉ (tạm khoá) workspace khi khách hàng vi phạm nghiêm trọng Mục 7, sử dụng dịch vụ trái pháp luật hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trừ trường hợp khẩn cấp hoặc pháp luật cấm thông báo, chúng tôi báo trước bằng email nêu rõ lý do và thời hạn khắc phục ít nhất 7 ngày. Trong thời gian đình chỉ, dữ liệu được giữ nguyên.

9.3. Khách hàng chấm dứt

Khách hàng có thể ngừng sử dụng bất cứ lúc nào bằng cách không gia hạn, hoặc gửi yêu cầu xoá workspace từ email của chủ workspace. Khi khách hàng yêu cầu xoá sớm, chúng tôi xác nhận lại trước khi xoá và thực hiện trong 30 ngày kể từ ngày xác nhận. Khoản đã thanh toán được xử lý theo Chính sách hoàn tiền.

9.4. Chúng tôi chấm dứt

Nếu ngừng cung cấp dịch vụ vì lý do kinh doanh, chúng tôi báo trước ít nhất 60 ngày, hỗ trợ khách hàng xuất toàn bộ dữ liệu và hoàn lại tiền tương ứng với thời gian chưa sử dụng.

9.5. Dữ liệu còn lưu sau khi xoá

Khi xoá workspace, chúng tôi xoá dữ liệu khách hàng khỏi hệ thống đang hoạt động. Một số thông tin chúng tôi phải lưu theo pháp luật, như đơn hàng, hoá đơn, chứng từ thanh toán và nhật ký truy cập hệ thống trong phạm vi pháp luật về kế toán, thuế, an ninh mạng yêu cầu, được lưu riêng, hạn chế truy cập và xoá khi hết thời hạn luật định. Bản sao lưu của workspace đã xoá được giữ thêm khoảng 7 ngày, chỉ để khôi phục khi workspace bị xoá nhầm do sự cố của hệ thống, rồi tự xoá; khách hàng không yêu cầu khôi phục được từ bản này. Thời hạn giữ bản sao lưu nêu tại Thoả thuận xử lý dữ liệu, mục 8.

10. Quyền sở hữu

Dữ liệu khách hàng thuộc về khách hàng. Khách hàng cấp cho chúng tôi quyền lưu trữ, xử lý dữ liệu đó chỉ để cung cấp, duy trì và hỗ trợ dịch vụ. Phần mềm, giao diện, tài liệu, nhãn hiệu chamcong.biz thuộc về chúng tôi; khách hàng được quyền sử dụng trong thời gian còn hiệu lực, không được sao chép, dịch ngược, bán lại khi chưa có đồng ý bằng văn bản.

11. Giới hạn trách nhiệm

Trong phạm vi pháp luật cho phép, chúng tôi không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp (mất lợi nhuận, mất cơ hội kinh doanh) phát sinh từ việc sử dụng dịch vụ, và tổng trách nhiệm bồi thường của chúng tôi đối với mỗi khách hàng không vượt quá số tiền khách hàng đã thanh toán cho dịch vụ trong 12 tháng trước sự kiện gây thiệt hại. Giới hạn này không áp dụng đối với thiệt hại do lỗi cố ý của chúng tôi, đối với vi phạm nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân, và đối với trường hợp pháp luật không cho phép giới hạn trách nhiệm.

12. Bất khả kháng

Không bên nào vi phạm hợp đồng khi không thực hiện được nghĩa vụ do sự kiện bất khả kháng theo Bộ luật Dân sự 2015, như thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, sự cố trên diện rộng của mạng Internet hoặc hạ tầng viễn thông quốc gia, quyết định của cơ quan nhà nước. Bên gặp sự kiện bất khả kháng thông báo cho bên kia và áp dụng mọi biện pháp cần thiết để khắc phục.

13. Thay đổi Điều khoản

Chúng tôi có thể cập nhật Điều khoản này. Thay đổi quan trọng được thông báo qua email chủ workspace và trong ứng dụng ít nhất 30 ngày trước ngày có hiệu lực. Nếu không đồng ý, khách hàng có quyền chấm dứt sử dụng trước ngày có hiệu lực và được hoàn lại tiền tương ứng với thời gian chưa sử dụng. Các phiên bản trước được lưu và cung cấp khi khách hàng yêu cầu.

14. Khiếu nại và giải quyết tranh chấp

• Khiếu nại gửi qua email lienhe@chamcong.biz, hotline 0842 945 555 hoặc form liên hệ, ghi rõ địa chỉ workspace và nội dung. Chúng tôi xác nhận đã nhận trong 2 ngày làm việc và trả lời kết quả trong 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ thông tin.
• Tranh chấp được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Sau 30 ngày không thương lượng được, một bên có quyền đưa tranh chấp ra Toà án nhân dân có thẩm quyền theo pháp luật Việt Nam. Khách hàng là người tiêu dùng có thể yêu cầu hoà giải hoặc khởi kiện theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023.
• Điều khoản này được lập bằng tiếng Việt và điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Nếu một điều khoản bị vô hiệu, các điều khoản còn lại vẫn có hiệu lực.

Liên hệ

CÔNG TY TNHH SETUP VÀ QUẢN TRỊ VẬN HÀNH CHUỖI GOLDEN BEES
Mã số doanh nghiệp, mã số thuế: 0109590808
Địa chỉ: Số nhà 44/317 phố Bùi Xương Trạch, Phường Định Công, Hà Nội
Hotline: 0842 945 555 · Email: lienhe@chamcong.biz

Các chính sách khác: Chính sách bảo mật · Thoả thuận xử lý dữ liệu · Chính sách thanh toán · Chính sách hoàn tiền · Chính sách kích hoạt · Cam kết dịch vụ (SLA) · Bảo mật hệ thống.