Phần mềm chấm công cho kho vận và đội giao hàng
Công ty logistics, kho hàng: người ở kho làm ba ca, có ca 22:00–06:00. Tài xế, nhân viên giao nhận chạy ngoài đường cả ngày, không thể về kho bấm máy. Bạn cho mỗi nhóm một cách chấm công riêng, xem công của cả hai trên một bảng và đưa tiền chuyến vào cùng phiếu lương.
Những khó khăn quen thuộc
Tài xế không về kho bấm máy
Máy chấm công nằm ở kho, còn tài xế ở ngoài đường cả ngày.
Ca đêm bị tách đôi
Ca 22:00–06:00 nằm trên hai ngày, lượt ra sáng hôm sau bị ghi nhầm.
Cao điểm tăng ca liên tục
Tết, đợt sale lớn: không biết ai sắp chạm giới hạn làm thêm.
Tiền chuyến cộng tay
Số chuyến, số đơn từ điều phối, cuối tháng ghép vào Excel.
Làm gọn từ lượt chấm công đến phiếu lương
Hai nhóm lịch: người ở kho và người chạy ngoài
Mỗi nhân viên thuộc một nhóm lịch, và cách chấm công đặt theo nhóm. Nhóm Kho chỉ chấm được tại kho: theo GPS, mạng của kho hoặc máy checkin QR ở cửa kho. Nhóm Tài xế, giao nhận bật "Cho phép chấm công bên ngoài": tài xế chấm vào khi nhận xe ở kho, chấm ra ở điểm giao cuối hoặc khi trả xe. Lượt chấm ở ngoài lưu vị trí lúc bấm và có nhãn ngoài văn phòng.
- Lượt chấm ngoài có vị trí lúc bấm và link bản đồ
- Chỉ lấy vị trí lúc bấm, không theo dõi hành trình
- Nhiều kho, nhiều tỉnh: mỗi kho một nơi chấm công
Kho ba ca, ca đêm không bị tách đôi
Tạo ca sáng, ca chiều và ca đêm 22:00–06:00. Ca có giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu là ca qua đêm: lượt ra lúc 6 giờ sáng hôm sau vẫn thuộc ca hôm trước, công tính trọn vào ngày bắt đầu ca. Lịch xoay vòng như 2 sáng, 2 chiều, 2 đêm, 1 nghỉ khai thành chu kỳ một lần cho mỗi người (mỗi người bắt đầu ở một chỗ khác trong vòng xoay), rồi áp cho cả tháng.
- Người kho đổi ca cho nhau bằng đơn, quản lý duyệt
- Nhập, xuất lịch ca bằng Excel
- Nhân viên xem lịch trên điện thoại
Mùa cao điểm: làm thêm có giới hạn, có duyệt
Quy tắc làm thêm đặt hệ số cho ngày làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ và giới hạn giờ theo ngày, tháng, năm. Nhân viên gửi đơn làm thêm, quản lý kho duyệt trên điện thoại. Giờ vượt giới hạn ngày, tháng được đánh dấu và không vào lương. Quy tắc mẫu đặt 4 giờ/ngày, 40 giờ/tháng, 300 giờ/năm. Kho vận, giao hàng thường chỉ được làm thêm 200 giờ/năm (Điều 107 Bộ luật Lao động), nên sửa giới hạn năm về 200, trừ khi thuộc trường hợp được 300 giờ và đã thông báo cơ quan lao động cấp tỉnh. Giới hạn năm được kiểm lúc nhân viên gửi đơn. Người thuê thêm dịp Tết được thêm vào như nhân viên khác, hết hợp đồng thì chuyển nghỉ việc.
- Hệ số mặc định 150%, 200%, 300%
- Báo cáo làm thêm xuất Excel
- Telegram báo đi muộn theo từng kho
Lương cứng, tiền chuyến và phụ cấp ca đêm trên một phiếu
Nhân viên kho dùng lương tháng hoặc lương giờ. Tài xế dùng lương tháng, cộng tiền chuyến hoặc tiền theo đơn. App không đếm chuyến, không đếm đơn: cuối kỳ bạn lấy số từ bộ phận điều phối và nhập số tiền của từng người bằng Excel (mã nhân viên, giá trị). Phụ cấp làm đêm của người kho xoay ca cũng nhập theo kỳ, theo số giờ đêm thực tế của từng người. Chỉ khai một khoản phụ cấp ca đêm cố định hằng tháng khi số ca đêm ổn định và khoản đó không thấp hơn 30% tiền lương của số giờ làm đêm thực tế.
- Phần tử Nhập theo kỳ: tiền chuyến, thưởng KPI
- Bảo hiểm, thuế TNCN theo công thức
- Phiếu lương gửi lên app
Kho chạy 3 ca cả tuần, hai tài xế giao ban ngày
Bốn nhân viên kho xoay vòng 2 ca sáng, 2 ca chiều, 2 ca đêm rồi nghỉ 1 ngày, lệch nhau để ngày nào cũng đủ ba ca. Sau ca đêm luôn là ca đêm tiếp hoặc ngày nghỉ, không nhảy thẳng sang ca sáng. Thứ Hai hàng dồn sau cuối tuần nên ca đêm có hai người. Hai tài xế làm ca ngày, nghỉ xen kẽ để thứ Bảy, Chủ nhật vẫn có xe chạy.
| Nhân viên | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nhân viên kho Atổ trưởng ca | S | S | C | C | D | D | – |
| Nhân viên kho Bbốc xếp | C | C | D | D | – | S | S |
| Nhân viên kho Csoạn hàng | D | D | – | S | S | C | C |
| Nhân viên kho Dbốc xếp | D | – | S | S | C | C | D |
| Tài xế Exe tải nhỏ | TX | TX | TX | TX | TX | TX | – |
| Tài xế Fgiao nhận | TX | – | TX | TX | TX | TX | TX |
Trong app: tạo các ca ở Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → tab Thiết kế công ca. Sang tab Thiết kế làm việc, tạo nhóm lịch kiểu "Lịch trình (xếp ca)", rồi chọn ca cho từng ô hoặc áp dụng chu kỳ cho cả tháng (xem tính năng xếp ca). Nhóm lịch cần chọn một lịch nghỉ có ngày lễ. Ngày nghỉ trong lịch nghỉ được ưu tiên hơn ca đã xếp, nên nếu làm cả thứ Bảy, Chủ nhật thì dùng lịch nghỉ chỉ có ngày lễ: Lịch nghỉ & quỹ nghỉ → Thêm lịch nghỉ → Chi tiết → Thêm từ bản mẫu. Từng bước có trong hướng dẫn xếp ca. Bảng trên gộp hai nhóm lịch cho dễ nhìn: nhân viên kho ở nhóm lịch chỉ chọn kho làm nơi chấm công; tài xế ở nhóm lịch riêng có bật Cho phép chấm công bên ngoài. Ca đêm tạo với giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu (22:00–06:00), app hiểu là ca qua đêm. Bốn người kho lệch nhau nhiều ngày trong vòng xoay, nên khi sửa nhóm lịch Kho, khai sẵn bốn dòng chu kỳ đã lệch (SANG, CHIEU, DEM là mã ca bạn đặt): "Kho A: SANG, SANG, CHIEU, CHIEU, DEM, DEM, NGHI", "Kho B: CHIEU, CHIEU, DEM, DEM, NGHI, SANG, SANG", "Kho C: DEM, DEM, NGHI, SANG, SANG, CHIEU, CHIEU", "Kho D: DEM, NGHI, SANG, SANG, CHIEU, CHIEU, DEM". Sau đó bấm Áp dụng chu kỳ cho từng dòng, chọn đúng người. Không bật ô "Lệch chu kỳ giữa các nhân viên" cho kho 3 ca: ô này chỉ lệch mỗi người 1 ngày, kho sẽ có ngày không ai làm ca đêm hoặc ca sáng.
Gói gợi ý theo quy mô
Mọi gói đều đủ tính năng. Khi đông người hơn gói, mua thêm block (3 nhân viên).
Basic (10 nhân viên)
Standard (30 nhân viên), thêm block khi cần
Professional (100 nhân viên), tối đa 200 kể cả block
Câu hỏi thường gặp
Tài xế chạy ngoài đường cả ngày thì chấm công thế nào?
Đưa tài xế, nhân viên giao nhận vào một nhóm lịch riêng, chọn kho làm nơi chấm công và bật "Cho phép chấm công bên ngoài" ở nhóm đó. Tài xế chấm vào khi nhận xe ở kho, chấm ra ở điểm giao cuối hoặc khi trả xe. Lượt chấm ngoài kho lưu vị trí lúc bấm, có link bản đồ và nhãn ngoài văn phòng. App không theo dõi hành trình giữa hai lần bấm.
Xe về kho sau 22 giờ, tổ bốc xếp phải ở lại nhận hàng thì công tính thế nào?
Người ở lại gửi đơn làm thêm cho khoảng giờ sau ca, quản lý kho duyệt trên điện thoại. Giờ làm thêm tính theo hệ số của quy tắc làm thêm và giới hạn ngày, tháng; giờ vượt giới hạn được đánh dấu, không vào lương. Nếu kho thường xuyên nhận hàng đêm thì nên xếp hẳn một ca đêm có giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu: app hiểu là ca qua đêm và tính công trọn vào ngày bắt đầu ca. Tiền làm đêm của số giờ sau 22 giờ bạn nhập theo kỳ bằng file Excel, vì bảng lương chưa có biến riêng cho giờ làm đêm.
Phụ xe đi cùng tài xế chấm công ở đâu?
Xếp phụ xe vào cùng nhóm lịch riêng của tài xế, giao nhận, nơi đã bật "Cho phép chấm công bên ngoài". Phụ xe chấm bằng điện thoại của chính mình: chấm vào khi nhận xe ở kho, chấm ra khi trả xe hoặc ở điểm giao cuối, giống tài xế. Nếu phụ xe quên điện thoại, quản lý chấm hộ và ghi lý do. Tiền chuyến của phụ xe, nếu có, nhập theo kỳ bằng Excel như của tài xế.
App có đếm chuyến, đếm đơn hay nối với phần mềm quản lý vận tải không?
Không. App lo chấm công, xếp ca, đơn từ và tính lương; không quản lý xe, tuyến, km hay đơn hàng. Tiền chuyến, tiền theo đơn, thưởng KPI bạn lấy từ bộ phận điều phối và nhập theo kỳ bằng file Excel.
Làm sao hạn chế chấm công hộ trong tổ bốc xếp?
Bật duyệt thiết bị đăng nhập để mỗi người chỉ chấm trên điện thoại của mình. Đặt máy checkin QR ở cửa kho: mã đổi sau mỗi lượt quét. Bật chụp ảnh khi chấm công nếu cần bằng chứng; ảnh chỉ lưu lại, không nhận diện khuôn mặt. Sau lượt vào, app khoá chấm ra trong 60 phút đầu ca. Người quên điện thoại được quản lý chấm hộ, có ghi lý do.
Mùa cao điểm thuê thêm người ngắn hạn thì sao?
Thêm họ vào workspace như nhân viên khác và xếp vào nhóm lịch Kho; hết hợp đồng thì chuyển trạng thái nghỉ việc. Gói tính theo số người đang làm việc, người đã nghỉ việc không được tính. Lưu ý luật không còn loại hợp đồng thời vụ: người làm ngắn hạn vẫn ký hợp đồng xác định thời hạn.
Bài viết liên quan
Chấm công và tính lương tài xế giao hàng 2026: giờ lái, ca đêm, lương khoán chuyến
Giờ lái xe mới từ 01/7/2026, cách chấm công tài xế chạy ngoài đường, ba kiểu trả lương có khoán chuyến, phụ cấp ca đêm và lỗi hay gặp khi làm bảng lương.
Đọc bài Lương, thuế TNCN, BHXHCách tính lương làm thêm giờ 2026: 150%, 200%, 300% và làm đêm
Công thức tiền làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ, làm đêm theo Bộ luật Lao động; giới hạn 40 giờ/tháng, 200 giờ/năm; mức phạt mới và ví dụ.
Đọc bài Chấm công và ca làmChấm công bằng điện thoại: GPS, mạng công ty hay QR, chọn cách nào để hạn chế chấm công hộ?
So sánh các cách chấm công trên điện thoại (GPS, mạng công ty, QR tĩnh, máy checkin QR động), kiểu gian lận mỗi cách gặp phải, cách kết hợp phù hợp từng mô hình và những điều phải thông báo cho nhân viên theo luật dữ liệu cá nhân 2025.
Đọc bàiDùng thử miễn phí 7 ngày
Đủ tính năng, tối đa 30 nhân viên, không cần thẻ. Tạo workspace trong vài phút.