Xếp ca khách sạn, homestay 24/7: lịch mẫu 3 ca và cách tính lương ca đêm đúng luật
Lịch mẫu 3 ca 24/7 cho lễ tân, buồng phòng khách sạn và lịch homestay 3 người, cách tính lương ca đêm, giờ ở lại quá ca, thời vụ mùa cao điểm.
Khách sạn, homestay, resort không có giờ đóng cửa. Quầy lễ tân phải có người cả ngày lẫn đêm, buồng phòng dồn việc vào giờ trả và nhận phòng, mùa cao điểm lại cần thêm người. Lịch ca vì thế khó hơn hầu hết ngành khác. Xếp sai một chút là vi phạm giờ nghỉ, trả thiếu tiền ca đêm, hoặc để quầy trống lúc nửa đêm.
Dưới đây là ba kiểu chia ca, lịch mẫu cho khách sạn khoảng 20 phòng và homestay, những chỗ dễ sai giờ nghỉ ở quầy lễ tân, ví dụ tính lương ca đêm theo Bộ luật Lao động 2019.
Muốn xếp ca 24/7 và chấm công cho từng cơ sở trên điện thoại? Xem cách làm cho khách sạn, homestay.
Giải pháp cho khách sạn1. Ba kiểu chia ca cho khách sạn mở 24/7
Luật gọi là làm việc theo ca khi có ít nhất 2 người hoặc 2 nhóm người thay nhau làm trên cùng một vị trí trong 24 giờ liên tục (Điều 63 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Quầy lễ tân và bảo vệ khách sạn đúng là như vậy.
| Kiểu chia ca | Giờ ca | Hợp với | Cần lưu ý |
|---|---|---|---|
| 3 ca 8 tiếng | 06:00–14:00, 14:00–22:00, 22:00–06:00 | Lễ tân khách sạn từ 15 phòng | Mỗi vị trí cần 3 người làm chính và 1 người thay ngày nghỉ |
| 3 ca 4 kíp | Như trên, 4 người (hoặc 4 nhóm) xoay vòng, luôn có 1 kíp nghỉ | Resort, khách sạn lớn | Dễ bảo đảm ngày nghỉ, nhưng tốn người nhất |
| 2 ca 12 tiếng | 07:00–19:00, 19:00–07:00 | Thay ca đột xuất, không xếp cố định | Mỗi ca có giờ làm thêm, nhanh chạm trần giờ làm thêm |
Ca 12 tiếng chỉ dùng để thay ca đột xuất
Ca 12 tiếng có ít nhất 2 giờ làm thêm (Điều 105), mà khách sạn, lưu trú không thuộc nhóm ngành được làm thêm tới 300 giờ mỗi năm (khoản 3 Điều 107). Vì vậy mỗi người tối đa khoảng 10 ca 12 tiếng mỗi tháng (giờ bình thường tính theo ngày) và không quá 200 giờ làm thêm mỗi năm; vượt trần là vi phạm dù đã trả đủ tiền làm thêm. Phép tính chi tiết ở bài tính lương ca 12 tiếng, ca đêm.
2. Lịch mẫu một tuần cho khách sạn khoảng 20 phòng
Khách sạn có 10 người: 4 lễ tân, 2 buồng phòng, 2 bảo vệ đêm, 2 người bếp sáng. Ký hiệu ca: S sáng 06:00–14:00, C chiều 14:00–22:00, Đ đêm 22:00–06:00, BP buồng phòng 08:30–17:00, B bếp sáng 06:00–10:30. Dấu – là ngày nghỉ.
| Nhân viên | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lễ tân A | S | S | C | C | Đ | Đ | – |
| Lễ tân B | Đ | – | S | S | C | C | Đ |
| Lễ tân C | C | Đ | Đ | – | S | S | C |
| Lễ tân D (bán thời gian) | – | C | – | Đ | – | – | S |
| Buồng phòng E | BP | – | BP | BP | BP | BP | BP |
| Buồng phòng F (thời vụ) | – | BP | – | – | BP | BP | BP |
| Bảo vệ G | Đ | Đ | Đ | Đ | – | – | – |
| Bảo vệ H | – | – | – | – | Đ | Đ | Đ |
| Bếp I (bán thời gian) | B | – | B | B | B | B | B |
| Phụ bếp J (bán thời gian) | – | B | – | – | – | B | B |
Cách đọc lịch:
- Lễ tân xoay thuận: A, B, C cùng một chu kỳ 7 ngày "sáng, sáng, chiều, chiều, đêm, đêm, nghỉ", mỗi người bắt đầu ở một điểm khác nhau. Lễ tân D lấp 3 ca còn trống. Ngày nào cũng đủ ca sáng, ca chiều, ca đêm.
- Không có bước lùi: không ai làm ca chiều rồi ca sáng hôm sau, hay ca đêm rồi ca sáng, ca chiều. Sau ca đêm cuối là ngày nghỉ.
- Buồng phòng ca ngày: giờ nghỉ 30 phút nên đặt lệch khỏi khoảng 12:00–14:00, lúc khách trả phòng và nhận phòng dồn dập. Cuối tuần đông khách có thêm người thời vụ.
- Bảo vệ chỉ trực đêm: mỗi người nghỉ 3–4 đêm mỗi tuần, không ai phải làm ca 12 tiếng.
Bản rút gọn cho homestay 3–4 người
Hai quản gia lo lễ tân: ca sáng S 07:00–15:00 và ca chiều C 14:00–22:00, gối nhau 1 giờ để bàn giao phòng. Chủ homestay (hoặc một người bán thời gian) trực 2 ca mỗi tuần để mỗi quản gia được nghỉ 1 ngày. Buồng phòng BP làm bán thời gian 10:00–15:00, đúng giờ trả và nhận phòng.
| Người | T2 | T3 | T4 | T5 | T6 | T7 | CN |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Quản gia X (tuần ca sáng) | S | S | – | S | S | S | S |
| Quản gia Y (tuần ca chiều) | C | C | C | C | C | C | – |
| Chủ homestay hoặc người bán thời gian | – | – | S | – | – | – | C |
| Buồng phòng (bán thời gian) | BP | – | BP | – | BP | BP | BP |
- Ai cũng nghỉ 1 ngày mỗi tuần: X nghỉ thứ Tư, Y nghỉ Chủ nhật; hôm đó người trực thay đứng quầy. Mỗi quản gia làm 6 ca 8 tiếng, 48 giờ mỗi tuần, đúng mức tối đa của giờ làm bình thường (Điều 105).
- Tuần sau X và Y đổi ca: X làm ca chiều và nghỉ Chủ nhật, Y làm ca sáng và nghỉ thứ Tư; người trực thay vẫn giữ ca sáng thứ Tư, ca chiều Chủ nhật. Ngày nghỉ của người vừa hết tuần ca chiều luôn rơi vào Chủ nhật, nên họ không phải vào ca 07:00 ngay sau ca hết 22:00 (chỉ nghỉ 9 giờ). Đặt ngày nghỉ như vậy chỉ là cách chuyển ca cho đủ giờ nghỉ; tuần nào mỗi người cũng vẫn có ngày nghỉ của mình.
- Mùa cao điểm: thêm một buồng phòng thời vụ vào các ngày đông khách, thay vì kéo dài ca của quản gia.
3. Giờ nghỉ dễ sai ở quầy lễ tân, buồng phòng
Ba quy định chung về nghỉ giữa ca (Điều 109), nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển ca (Điều 110) và nghỉ hằng tuần (Điều 111) có ví dụ đầy đủ ở mục 6 bài tính lương ca 12 tiếng, ca đêm. Ở khách sạn, chúng hay vướng vào mấy tình huống riêng:
- Lễ tân trực đêm một mình: ca đêm được nghỉ giữa ca ít nhất 45 phút liên tục, tính vào giờ làm, không đặt vào đầu hoặc cuối ca (Điều 64 Nghị định 145/2020/NĐ-CP). Quầy chỉ có một người thì cần sắp bảo vệ đêm hoặc người khác trông quầy lúc đó.
- Giờ giao ca: giờ gối nhau để bàn giao phòng, tiền quầy là giờ làm của cả hai người. Ca sáng kéo dài vì khách trả phòng muộn thì phần quá ca là giờ làm thêm.
- Buồng phòng giờ cao điểm: 12:00–14:00 là lúc khách trả và nhận phòng dồn dập, nên giờ nghỉ 30 phút đặt trước hoặc sau khoảng này.
- Ca đêm báo nghỉ đột xuất: đừng kéo người ca chiều ở lại trọn đêm. Giờ làm thêm trong ngày không quá 50% giờ làm bình thường (Điều 107), nên người ca chiều 8 tiếng ở lại tối đa 4 giờ, đến 02:00, và phải được họ đồng ý. Nên có một lễ tân bán thời gian như lễ tân D để gọi thay.
- Nghỉ hằng tuần giữa tuần: ngày nghỉ không cần rơi vào Chủ nhật nhưng phải ghi trong nội quy lao động. Khách sạn đông khách cuối tuần nên xếp nghỉ xoay vòng, ưu tiên các ngày giữa tuần.
Ai không được xếp ca đêm
- Lao động nữ mang thai từ tháng thứ 7 (từ tháng thứ 6 nếu làm ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo): không xếp làm đêm, làm thêm giờ. Người đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi chỉ được xếp khi họ đồng ý (Điều 137).
- Người từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi, ví dụ học sinh làm hè ở homestay, resort: không quá 8 giờ mỗi ngày, 40 giờ mỗi tuần; chỉ được làm thêm, làm đêm ở một số nghề theo danh mục của Bộ trưởng (Điều 146).
Không bảo đảm nghỉ giữa ca, nghỉ chuyển ca hoặc cho làm thêm quá giờ bị phạt theo khoản 4 Điều 24 Nghị định 283/2026/NĐ-CP: từ 5 đến 10 triệu đồng khi vi phạm với 1 đến 10 người, tăng theo số người. Vi phạm nghỉ hằng tuần, nghỉ lễ, Tết bị phạt 10 đến 20 triệu đồng (khoản 2). Đây là mức với cá nhân; công ty bị phạt gấp đôi (khoản 2 Điều 7).
4. Tính lương ca đêm: chỉ giờ từ 22:00 đến 06:00 được cộng 30%
Giờ làm việc ban đêm tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau (Điều 106). Người làm ban đêm được trả thêm ít nhất 30% tiền lương của ngày làm việc bình thường (khoản 2 Điều 98). Phần cộng thêm tính theo số giờ rơi vào khung đêm, không tính theo tên ca.
Ví dụ: lễ tân lương 6.240.000 đ/tháng, không phụ cấp. Khách sạn quy định 26 ngày công, mỗi ngày 8 giờ. Lương giờ: 6.240.000 ÷ 26 ÷ 8 = 30.000 đ.
| Ca | Giờ đêm | Trả thêm tối thiểu mỗi ca |
|---|---|---|
| Ca chiều 14:00–22:00 | 0 giờ | 0 đ |
| Ca quầy bar 18:00–02:00 | 4 giờ (22:00–02:00) | 30.000 × 30% × 4 = 36.000 đ |
| Ca đêm 22:00–06:00 | 8 giờ | 30.000 × 30% × 8 = 72.000 đ |
Tháng làm 8 ca đêm, lễ tân được trả thêm ít nhất 576.000 đ. Ở ca đêm, 45 phút nghỉ giữa ca vẫn tính vào giờ làm, nên ví dụ tính đủ 8 giờ.
Đừng nhầm với làm thêm ban đêm. Lễ tân ca chiều ở lại 22:00–24:00 vì người ca đêm đến muộn: đây là 2 giờ làm thêm vào ban đêm. Ngoài 150% và 30%, còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo công việc làm ban ngày (khoản 3 Điều 98). Theo công thức tại Điều 57 Nghị định 145/2020/NĐ-CP: 150% + 30% + 20% × 100% (ban ngày không làm thêm) = 200%, tức 30.000 × 200% × 2 = 120.000 đ. Hai giờ này cũng tính vào trần 40 giờ mỗi tháng. Bảng đầy đủ các mức (ngày nghỉ, ngày lễ, đã làm thêm ban ngày) ở bài cách tính lương làm thêm giờ 2026.
Lương giờ ở đây là tiền lương thực trả, gồm cả phụ cấp gắn với công việc như phụ cấp trách nhiệm của trưởng ca.
5. Mùa cao điểm, ngày lễ và nhân viên thời vụ
Hè, Tết, dịp 30/4–1/5 và 2/9 là lúc khách sạn đông khách nhất và cũng thiếu người nhất. Ba điểm cần nhớ:
- Hợp đồng, BHXH: không còn "hợp đồng mùa vụ"; người làm hè, làm Tết ký hợp đồng xác định thời hạn (Điều 20), và hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên thuộc diện đóng BHXH bắt buộc (Luật BHXH 2024). Hợp đồng ngắn ngày, thuế và hồ sơ cần giữ: xem bài tính lương nhân viên thời vụ 2026.
- Lương giờ: không thấp hơn lương tối thiểu giờ của vùng, từ 17.800 đ (vùng IV) đến 25.500 đ (vùng I) theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP. Khu du lịch thuộc vùng nào xem danh mục kèm nghị định. Cách tính chi tiết ở bài tính lương part-time theo giờ 2026.
- Ngày lễ: lễ tân, buồng phòng đi làm ngày lễ, Tết được trả ít nhất 300% cho giờ làm, chưa kể tiền lương ngày lễ với người hưởng lương ngày (Điều 98). Từ năm 2026 có thêm ngày 24/11, xem bài ngày 24/11 nghỉ hưởng lương.
Giờ làm thêm mùa cao điểm dồn vào vài tuần, rất dễ chạm trần 40 giờ mỗi tháng. Hãy tuyển thêm người theo số ca còn thiếu thay vì kéo dài ca của người cũ.
6. Xếp ca, chấm công khách sạn trên chamcong.biz
- Ca qua đêm không tách ngày: ca có giờ kết thúc nhỏ hơn giờ bắt đầu (22:00–06:00) là ca qua đêm. Lượt chấm ra sáng hôm sau ghép vào ca hôm trước, công tính trọn vào ngày bắt đầu ca.
- Chu kỳ xoay ca: khai báo chu kỳ kiểu "sáng, sáng, chiều, chiều, đêm, đêm, nghỉ", mỗi bộ phận một nhóm lịch. Áp chu kỳ cho từng lễ tân với Từ ngày khác nhau (không tick Lệch chu kỳ, vì tuỳ chọn này chỉ lệch mỗi người 1 ngày), rồi kiểm ngày nào cũng đủ S, C, Đ. App chưa tự cảnh báo khi hai ca cách nhau dưới 12 giờ, nên hãy dựng chu kỳ đúng chiều thuận ngay từ đầu.
- Lịch nghỉ chỉ có ngày lễ: khách sạn làm cả thứ Bảy, Chủ nhật, nên nhóm lịch dùng lịch nghỉ chỉ có ngày lễ (bản mẫu có đủ ngày lễ, kể cả 24/11). Đi làm ngày lễ cần đơn làm thêm được duyệt mới tính hệ số ngày lễ. Quy tắc làm thêm mặc định chỉ cho 4 giờ mỗi ngày, áp cả cho ngày lễ: ca lễ 8 tiếng cần một quy tắc riêng cho người trực lễ với giới hạn ngày cao hơn, hoặc trả phần vượt bằng một dòng Nhập theo kỳ. Ca đêm bắt đầu tối 31/12 được tính trọn vào 31/12, là ngày thường, kể cả các giờ sau 0 giờ ngày 1/1.
- Nhiều cơ sở: mỗi khách sạn, homestay là một nơi chấm công (GPS, WiFi hoặc máy checkin QR ở quầy lễ tân). Người đi giữa các cơ sở thì cho vào một nhóm lịch riêng có nhiều nơi chấm công.
- Đổi ca có duyệt: nhân viên gửi đơn đổi ca, xoay ca trên điện thoại thay vì nhắn tin; duyệt xong lịch tự đổi.
- Ai chưa vào ca: mở tab Chưa chấm công để xem, kể cả lúc nửa đêm. App không tự nhắn khi có người không đến; tin Telegram chỉ báo ngay khi có người chấm vào muộn. Đặt giờ gửi báo cáo cuối ngày sau giờ vào ca đêm (ví dụ 23:00) để danh sách vắng có cả ca đêm. Quên chấm ra ca đêm thì xem trên bảng công hôm sau.
- Làm thêm giờ: quy tắc làm thêm mặc định cho tối đa 300 giờ mỗi năm. Khách sạn không thuộc nhóm 300 giờ, nên sửa giới hạn năm thành 200.
- Phụ cấp ca đêm: công thức lương chưa có biến giờ đêm. Tính phần cộng 30% theo số ca đêm nhân số giờ đêm của ca như bảng ở mục 4, rồi nhập số tiền từng người bằng một phần tử "Nhập theo kỳ" (Excel: mã nhân viên, giá trị). Giờ làm thêm rơi vào 22:00–06:00, như lễ tân ở lại 22:00–24:00 ở mục 4, app chỉ nhân hệ số của quy tắc làm thêm (ví dụ 150%); phần cộng thêm cho giờ đêm (30% + 20%) bạn nhập theo kỳ cùng phụ cấp ca đêm. Thưởng theo số phòng dọn nhập cùng cách.
Xem thêm giải pháp cho khách sạn, homestay, tính năng xếp ca và bảng giá theo số nhân viên. Bếp, nhà hàng trong khách sạn có thể tham khảo giải pháp cho F&B; nếu bạn có nhiều cơ sở, đọc thêm quản lý chấm công chuỗi nhiều chi nhánh. Muốn thử với lịch ca của mình, tạo workspace dùng thử.
Nguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (toàn văn) – Cổng Phổ biến giáo dục pháp luật TP Cần Thơ – pbgdpl.cantho.gov.vn
- Quy định về ca làm việc và thời gian nghỉ giữa ca (Nghị định 145/2020/NĐ-CP) – LuatVietnam – luatvietnam.vn
- Cách tính tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm – LuatVietnam – luatvietnam.vn
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (toàn văn) – LuatVietnam – luatvietnam.vn
- Nghị định 293/2025/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu (hiệu lực 01/01/2026) – LuatVietnam – luatvietnam.vn
- Người lao động làm việc không trọn thời gian có phải đóng BHXH bắt buộc? – Tạp chí Luật sư Việt Nam (18/06/2025) – lsvn.vn
Bài viết để tham khảo, không thay cho tư vấn pháp lý. Nếu bạn thấy thông tin chưa đúng hoặc đã cũ, vui lòng báo cho chúng tôi qua lienhe@chamcong.biz.