Bắt đầu trong 15 phút: từ tạo workspace đến lượt chấm công đầu tiên

Bài này dành cho chủ doanh nghiệp hoặc người phụ trách nhân sự vừa tạo workspace. Làm lần lượt năm bước dưới đây trên máy tính (dễ thao tác hơn), sau đó nhân viên chỉ cần điện thoại.

Bước 1. Tạo workspace

1. Vào trang Đăng ký, nhập tên công ty. Hệ thống gợi ý địa chỉ workspace từ tên công ty; bạn sửa lại nếu muốn, ví dụ cafe-an-nhien.
2. Điền họ tên, số điện thoại, email, mật khẩu. Số điện thoại dùng để đăng nhập; email nhận email kích hoạt, mã kích hoạt gói và thông báo quan trọng.
3. Bấm ĐĂNG KÝ, rồi mở email chúng tôi vừa gửi và bấm Kích hoạt workspace (link có hiệu lực 48 giờ; không thấy thì xem thư mục Spam hoặc gửi lại email kích hoạt).
4. Vào workspace ten.chamcong.biz với vai trò chủ workspace. Bạn có 7 ngày dùng thử tính từ ngày kích hoạt, tối đa 30 nhân viên. App tính công từ ngày này: không nhập được lượt chấm, đơn, xếp ca của những ngày trước đó.

Bước 2. Khai báo văn phòng và cách chấm công

Vào Quản lý tài nguyên → Văn phòng, mở văn phòng có sẵn (hoặc thêm cửa hàng mới) và chọn cách kiểm tra khi chấm công:

• Vị trí GPS: nhập toạ độ và bán kính (ví dụ 100–150 m). Một văn phòng có thể có nhiều vị trí.
• Mạng công ty (IP): nhập IP công khai của mạng văn phòng. Điện thoại phải dùng mạng đó mới chấm được.
• QR tĩnh để in dán tại quầy, hoặc máy checkin QR động trên máy tính bảng (xem hướng dẫn dựng máy checkin).

Mẹo: muốn chặt chẽ hơn, kết hợp GPS với mạng công ty, hoặc dùng máy checkin tại quầy.

Bước 3. Tạo ca và nhóm lịch làm việc

1. Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → Thiết kế công ca: workspace mới đã có Ca hành chính 08:00–17:00 (nghỉ trưa 12:00–13:00), ca sáng, ca chiều, ca linh động. Sửa giờ hoặc thêm ca của bạn. Lịch nghỉ mặc định đã có ngày lễ, Tết và ngày nghỉ bù theo Bộ luật Lao động của năm nay và năm sau.
2. Chấm công → Thiết kế lịch làm việc → tab Thiết kế làm việc → Thêm lịch làm việc: đặt tên nhóm, chọn kịch bản (cố định theo ngày trong tuần, lịch trình để xếp ca, hoặc tự do), chọn bộ phận hoặc nhân viên áp dụng, và chọn văn phòng cùng hình thức checkin.
3. Bật thêm nếu cần: Yêu cầu chụp ảnh khi chấm công, Cho phép gửi đơn bù công, cho nhân viên gửi đơn đăng ký ca.

Chi tiết ở bài Ca làm việc và xếp ca.

Bước 4. Mời nhân viên

• Gửi link hoặc mã QR mời: ở Dashboard bấm Mời nhân viên, gửi link vào nhóm Zalo của cửa hàng. Nhân viên tự điền thông tin; bạn duyệt yêu cầu tham gia.
• Thêm từng người: bấm Thêm nhân viên.
• Nhập danh sách từ Excel: Quản lý nhân sự → Cây nhân sự → Nhập Excel → Tải file mẫu, điền họ tên, số điện thoại, bộ phận…, rồi nhập lại. Mẫu này cũng có ở thư viện mẫu.

Bước 5. Nhân viên cài app và chấm công

Nhân viên mở địa chỉ workspace trên điện thoại, đăng nhập, cài lên màn hình chính (hướng dẫn cài app) rồi bấm CHECK-IN. Bạn xem ngay lượt chấm ở Chấm công → Tổng hợp chấm công (tab Đã chấm công, Chưa chấm công).

Sau tuần đầu tiên

• Kiểm tra bảng công tháng, sửa ca nếu số phút đi muộn bất thường.
• Cài báo cáo cuối ngày qua Telegram để không phải mở app mới biết tình hình.
• Thiết lập chế độ lương để cuối kỳ tính lương từ bảng công: Tính lương và gửi phiếu lương.
• Trước khi hết 7 ngày dùng thử, xem cách mua gói và nhập mã kích hoạt để dùng tiếp không gián đoạn.

Tra cứu đầy đủ mọi tính năng, có ảnh chụp từng bước và video: xem sổ tay hướng dẫn sử dụng.