Đi muộn, về sớm có bị trừ lương không? Cách xử lý đúng luật
Luật cấm phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật: phạt tới 40 triệu đồng, công ty gấp đôi. Phân biệt với không trả lương phút không làm. Mẫu nội quy.
Đi muộn, về sớm là chuyện gặp hằng ngày ở cửa hàng, quán ăn, nhà thuốc. Nhiều chủ cửa hàng chọn cách nhanh nhất: "muộn một lần trừ 50.000 đ". Cách này quen tay nhưng trái luật. Bài này giải thích luật cấm gì, cách nào được làm, và cách ghi quy định vào nội quy để vừa giữ kỷ luật vừa không bị phạt.
Bảng công ghi đúng phút muộn theo giờ chấm thật, có báo cáo Excel từng người.
Xem tính năng chấm công1. Luật cấm gì
Khoản 2 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm:
Phạt tiền, cắt lương thay việc xử lý kỷ luật lao động.
Đi muộn, về sớm là vi phạm kỷ luật lao động. Điều 124 chỉ cho 4 hình thức xử lý: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức, sa thải. Không có "phạt tiền".
Điều 102 cũng chỉ cho khấu trừ lương trong một trường hợp: bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị, tài sản. Mức khấu trừ không quá 30% tiền lương thực trả hằng tháng sau khi trừ bảo hiểm và thuế. Đi muộn không thuộc trường hợp này.
Mức phạt từ 10/09/2026. Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Theo toàn văn đăng trên LuatVietnam:
| Hành vi | Điều khoản | Mức phạt với cá nhân |
|---|---|---|
| Phạt tiền hoặc cắt lương thay việc xử lý kỷ luật | Điểm c khoản 3 Điều 25 | 20–40 triệu đồng, buộc trả lại tiền đã thu |
| Không có nội quy bằng văn bản khi dùng từ 10 người trở lên | Khoản 2 Điều 25 | 5–10 triệu đồng |
Công ty, tổ chức bị phạt gấp đôi mức của cá nhân (khoản 2 Điều 7). Hộ kinh doanh nên đối chiếu nghị định cho trường hợp của mình.
2. Phạt tiền khác với không trả lương cho giờ không làm
Đây là chỗ nhiều người nhầm. Có hai việc khác nhau:
| Phạt tiền, cắt lương | Không trả lương cho thời gian không làm | |
|---|---|---|
| Ví dụ | Muộn 5 phút trừ 50.000 đ; muộn 3 lần trừ 1 ngày công; muộn quá 30 phút mất công cả ca | Muộn 15 phút thì không trả tiền của đúng 15 phút đó |
| Số tiền | Cố định, hoặc lớn hơn số phút thật | Bằng đơn giá phút × số phút không làm |
| Rủi ro | Trái khoản 2 Điều 127 | Còn nhiều ý kiến khác nhau, phụ thuộc hợp đồng và quy chế lương |
Một số bài tư vấn cho rằng đi muộn thì "không được trừ lương". Một số khác phân biệt rõ: không trả lương cho thời gian không làm việc và phạt tiền vì đi muộn là hai việc khác nhau. Nếu muốn áp dụng cách thứ hai, nên làm đủ ba điều:
- Hợp đồng lao động hoặc quy chế lương ghi rõ lương trả theo thời gian làm việc thực tế.
- Chỉ trừ đúng số phút không làm, theo đơn giá phút: lương tháng ÷ số giờ làm việc chuẩn ÷ 60. Không cộng thêm khoản phạt nào, không trừ cả ca hay cả ngày.
- Nhân viên xem được số phút bị ghi và có cách khiếu nại khi chấm công sai.
Khi còn phân vân, hãy nhờ luật sư xem câu chữ trong hợp đồng và quy chế. Nơi có nhiều ca như quán ăn, cà phê, nhà thuốc, nha khoa càng cần ghi rõ giờ vào, giờ ra của từng ca.
3. Thưởng chuyên cần: cách tạo động lực thay cho phạt
Nhiều doanh nghiệp đổi tư duy từ "phạt người đi muộn" sang "thưởng người đúng giờ". Điều 104 cho người sử dụng lao động quyết định quy chế thưởng và công bố công khai tại nơi làm việc. Nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải tham khảo ý kiến tổ chức này trước. Ví dụ: tháng không đi muộn lần nào thì thưởng 300.000 đ; muộn 1–2 lần thưởng 150.000 đ.
Lưu ý: thưởng phải đúng là khoản thưởng theo quy chế. Nếu khoản này đã ghi trong hợp đồng như một phần lương cố định, việc cắt nó có thể bị coi là cắt lương.
4. Xử lý kỷ luật đi muộn đúng trình tự
- Phải có trong nội quy. Khoản 3 Điều 127 cấm kỷ luật hành vi không quy định trong nội quy, hợp đồng hoặc luật.
- Từ 10 nhân viên trở lên, nội quy phải bằng văn bản (Điều 118) và phải đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh trong 10 ngày kể từ ngày ban hành (Điều 119).
- Làm đúng Điều 122. Phải chứng minh được lỗi. Nếu nhân viên là thành viên của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, tổ chức đó phải tham gia. Nhân viên phải có mặt, có quyền tự bào chữa hoặc nhờ người khác bào chữa. Việc xử lý phải lập thành biên bản. Dữ liệu chấm công có giờ, nơi chấm là bằng chứng tốt.
- Một hành vi chỉ một hình thức kỷ luật. Không vừa khiển trách vừa trừ tiền cho cùng một lần đi muộn.
5. Mẫu quy định đi muộn, về sớm trong nội quy
Gợi ý các ý nên có (bạn chỉnh theo thực tế cửa hàng):
- Định nghĩa: đi muộn là chấm công vào sau giờ bắt đầu ca; về sớm là chấm công ra trước giờ kết thúc ca.
- Báo trước: có việc đột xuất phải báo quản lý trước giờ vào ca, gửi đơn trên app.
- Tiền lương: chỉ không trả lương cho đúng số phút đi muộn, về sớm, nếu hợp đồng hoặc quy chế lương ghi trả theo thời gian làm thực tế. Không trừ cả ca, cả ngày công.
- Quên chấm công: gửi đơn bù công trong 3 ngày, tối đa 3 lần mỗi tháng.
- Kỷ luật: đi muộn không lý do từ 5 lần trong tháng thì xem xét khiển trách; tái phạm trong thời gian chưa xoá kỷ luật thì kéo dài thời hạn nâng lương.
- Không phạt tiền. Thưởng chuyên cần theo quy chế thưởng riêng.
Thư viện mẫu tải miễn phí có mẫu quy chế chấm công dạng Word. Mẫu đã ghi sẵn: mọi khung giờ đã làm đều được tính công, không trừ cả ca vì đi muộn.
6. Theo dõi phút muộn minh bạch trên chamcong.biz
- Ghi đúng giờ thật. Nhân viên bấm CHECK-IN trên điện thoại tại cửa hàng (GPS, mạng công ty hoặc QR). Đến muộn hơn giờ vào ca thì ghi số phút muộn; về sớm hơn giờ ra ca thì ghi số phút về sớm. Đến sớm, về muộn không bị ghi.
- Cài theo ca: mỗi ca cố định có ô Miễn ghi đi muộn (phút), mặc định 0, và ô Đi muộn tối đa vẫn tính công (phút), tương tự cho về sớm. Nên để trống ô "tối đa vẫn tính công" (trống là không giới hạn). Nếu đặt 30, nhân viên muộn 31 phút sẽ mất công cả khung giờ đó, tức trừ nhiều hơn số phút không làm. Ca linh động có ô Được đến muộn tối đa: đến muộn quá mức này thì khung giờ không được tính công. Nên để trống ô này. Xem sổ tay, mục thiết kế ca.
- Nhân viên tự xem: trang Lịch làm việc hiện số lần và tổng phút đi muộn trong tháng, từng ngày có nhãn "muộn N phút".
- Quản lý biết ngay: nhóm Telegram nhận tin "Chỉ khi đi muộn hoặc về sớm", và báo cáo cuối ngày. Xem báo cáo và Telegram.
- Báo cáo Excel: báo cáo Đi muộn – về sớm theo khoảng ngày, bộ phận, nhân viên.
- Bảng lương: mẫu lương tháng có dòng Trừ đi muộn / về sớm, tính theo đơn giá phút (lương ÷ công chuẩn ÷ số giờ của 1 công ÷ 60) nhân số phút. Đây là không trả tiền cho số phút không làm, không phải khoản phạt cố định. Doanh nghiệp không dùng cách này thì sửa hoặc bỏ dòng đó trong Chế độ lương.
- Dòng nhập theo kỳ "Khoản trừ khác" (workspace tạo trước đây có thể còn tên "Phạt / trừ khác"): không dùng dòng này để phạt tiền đi muộn. Chỉ dùng cho khoản trừ có căn cứ mà nhân viên đã đồng ý.
Trước khi áp quy định đi muộn, hãy chắc giờ chấm là thật: so sánh GPS, mạng cửa hàng và QR để hạn chế chấm công hộ.
Đọc bài chọn cách chấm côngNguồn tham khảo
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (toàn văn) – Cổng Phổ biến giáo dục pháp luật TP Cần Thơ – pbgdpl.cantho.gov.vn
- Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội (toàn văn) – LuatVietnam – luatvietnam.vn
- Trừ lương người lao động do đi muộn, về sớm được không? – Luật Dương Gia – luatduonggia.vn
- Công ty có được phạt tiền nhân viên khi họ đi làm muộn không? – Kế toán Thuận Thiên – ketoanthuanthien.vn
Bài viết để tham khảo, không thay cho tư vấn pháp lý. Nếu bạn thấy thông tin chưa đúng hoặc đã cũ, vui lòng báo cho chúng tôi qua lienhe@chamcong.biz.